Seit dem 1. Januar 2025 ist klar: Unternehmen müssen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Doch E-Rechnung ist nicht gleich E-Rechnung. Vor allem zwei Formate spielen eine zentrale Rolle – XRechnung und ZUGFeRD. Viele Verantwortliche fragen sich: Welches Format brauche ich? Wo liegen die Unterschiede? Und was bedeutet das für meine Abläufe in Buchhaltung und IT? In diesem Artikel zeigen wir, wie sich die beiden Standards unterscheiden, wann welches Format sinnvoll ist und worauf es bei Pflicht, Validierung und Archivierung wirklich ankommt.
Ob Unternehmen mit XRechnung oder ZUGFeRD arbeiten sollten, hängt stark davon ab, wer die Empfänger der Rechnungen sind und welche internen Prozesse bereits etabliert wurden. Für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist die Regel eindeutig: Wer an eine Behörde oder eine andere öffentliche Einrichtung Rechnungen stellt, ist seit 2020 verpflichtet, das Format XRechnung zu verwenden. Für die Beschäftigten wirkt die Darstellung jedoch oft ungewohnt, da die Rechnungen nicht in klassischer Form lesbar sind.
Im Gegensatz dazu richtet sich ZUGFeRD vor allem an Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind. Das Hybridformat ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen nutzbar, ein entscheidender Vorteil in gemischten Partnerlandschaften. Geschäftspartner, die noch nicht vollständig auf maschinenlesbare Rechnungen umgestellt haben, können die PDF-Version lesen, während moderne Systeme eingebettete XML-Daten automatisch verarbeiten. Ab Version 2.2 unterstützt ZUGFeRD sogar die XRechnung, wodurch Unternehmen flexibel bleiben, wenn sie sowohl mit Behörden als auch mit Geschäftskunden arbeiten.
In der Praxis zeigt sich: Für den Austausch mit Behörden führt kein Weg an der XRechnung vorbei. Wer jedoch viele Geschäftspartner aus der Privatwirtschaft hat, profitiert von der Flexibilität des ZUGFeRD-Formats. Oft ist die Kombination beider Ansätze die sinnvollste Lösung.
