Wenn Probleme mit dem Bürodrucker zum Alltag werden
Ein Drucker sollte funktionieren – leise im Hintergrund, zuverlässig und ohne unnötigen Zeitaufwand. Doch wenn sich kleine Störungen häufen, wird aus dem Helfer schnell ein Störfaktor. Viele Unternehmen gewöhnen sich unbewusst an einen Zustand, der längst ineffizient und teuer ist.
Regelmäßige Papierstaus, unerklärliche Fehlermeldungen oder Probleme nach Software-Updates sind mehr als nur lästig. Sie sind klare Warnsignale für eine überholte Infrastruktur. Noch kritischer wird es, wenn der Hersteller keine Sicherheits-Updates mehr liefert – daher sollten Sie darauf achten, regelmäßige Sicherheits-Updates durchzuführen, denn veraltete Firmware macht das gesamte Unternehmensnetzwerk angreifbar. Gerade bei Multifunktionsgeräten, die Scans, E-Mails und Netzwerkverbindungen verarbeiten, entsteht hier ein erhebliches Risiko.
Auch die Zuverlässigkeit lässt oft nach: Scans dauern länger, Druckaufträge verschwinden im Nirwana oder sie müssen mehrfach angestoßen werden. Solche Verzögerungen summieren sich schnell zu echten Effizienzeinbußen, gerade bei Geräten, die täglich im Einsatz sind.
Regelmäßige Papierstaus, unerklärliche Fehlermeldungen oder Probleme nach Software-Updates sind mehr als nur lästig. Sie sind klare Warnsignale für eine überholte Infrastruktur. Noch kritischer wird es, wenn der Hersteller keine Sicherheits-Updates mehr liefert – daher sollten Sie darauf achten, regelmäßige Sicherheits-Updates durchzuführen, denn veraltete Firmware macht das gesamte Unternehmensnetzwerk angreifbar. Gerade bei Multifunktionsgeräten, die Scans, E-Mails und Netzwerkverbindungen verarbeiten, entsteht hier ein erhebliches Risiko.
Auch die Zuverlässigkeit lässt oft nach: Scans dauern länger, Druckaufträge verschwinden im Nirwana oder sie müssen mehrfach angestoßen werden. Solche Verzögerungen summieren sich schnell zu echten Effizienzeinbußen, gerade bei Geräten, die täglich im Einsatz sind.
Versteckte Kostenfresser im Blick behalten
Auf den ersten Blick scheint ein bestehendes Gerät günstiger zu sein, schließlich sind die Anschaffungskosten bereits abgeschrieben. Doch der wahre Kostenblock schlummert im täglichen Betrieb: Verbrauchsmaterialien, Wartung, Energie und Ausfallzeiten.
Gerade ältere Multifunktionsdrucker sind bei Toner- oder Tintennutzung ineffizient. Originalkartuschen für auslaufende Modelle sind teuer, alternative Produkte sorgen häufig für technische Probleme. Auch der Energieverbrauch ist nicht zu unterschätzen: Ein Altgerät im Dauerbetrieb oder Standby-Modus kann ein Vielfaches mehr verbrauchen als moderne Geräte – Monat für Monat, Jahr für Jahr.
Noch kritischer wird es bei regelmäßigen Wartungen: Serviceeinsätze summieren sich schnell auf hohe Summen auf. Wenn der Techniker mehr Zeit im Unternehmen verbringt als der Drucker mit seiner Arbeit, ist das ein klares wirtschaftliches Alarmsignal.
Faustregel: Sobald die laufenden Betriebskosten jährlich in die Nähe eines Neugeräts kommen, lohnt sich der Austausch – nicht nur technisch, sondern auch betriebswirtschaftlich.
Gerade ältere Multifunktionsdrucker sind bei Toner- oder Tintennutzung ineffizient. Originalkartuschen für auslaufende Modelle sind teuer, alternative Produkte sorgen häufig für technische Probleme. Auch der Energieverbrauch ist nicht zu unterschätzen: Ein Altgerät im Dauerbetrieb oder Standby-Modus kann ein Vielfaches mehr verbrauchen als moderne Geräte – Monat für Monat, Jahr für Jahr.
Noch kritischer wird es bei regelmäßigen Wartungen: Serviceeinsätze summieren sich schnell auf hohe Summen auf. Wenn der Techniker mehr Zeit im Unternehmen verbringt als der Drucker mit seiner Arbeit, ist das ein klares wirtschaftliches Alarmsignal.
Faustregel: Sobald die laufenden Betriebskosten jährlich in die Nähe eines Neugeräts kommen, lohnt sich der Austausch – nicht nur technisch, sondern auch betriebswirtschaftlich.
5 unübersehbare Anzeichen, dass Ihr Drucker ausgedient hat
In vielen Büros läuft der Drucker – irgendwie. Doch wer genauer hinsieht, erkennt oft, dass der Aufwand den Nutzen längst übersteigt. Diese fünf Symptome zeigen klar, dass es Zeit für ein Upgrade ist:
- Mehr als ein Technikerbesuch pro Quartal
Störungen, Papierstaus, Update-Probleme – ein ständiger Kampf gegen die Technik bremst Prozesse und Beschäftigte. - Veraltete Firmware und keine Updates mehr verfügbar
Sicherheitslücken durch nicht gepflegte Systeme stellen ein hohes Risiko für Ihre IT-Infrastruktur dar. - Hohe Folgekosten für Toner, Wartung und Energie
Was früher wirtschaftlich war, ist heute oft ein versteckter Kostentreiber – moderne Geräte sind deutlich effizienter. - Langsame Druck- und Scanzeiten
Verzögerte Prozesse und ungeduldige Kolleginnen und Kollegen sind kein Luxusproblem, sondern ein Produktivitätsverlust. - Fehlende Funktionen wie Cloud-Anbindung oder Mobile Print
Wer auf moderne Tools verzichten muss, arbeitet ineffizient – und macht Umwege, die vermeidbar wären.
Wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen, ist der nächste Schritt klar: Ein neues Gerät spart Zeit und Geld.
Welche Funktionen moderne MFPs heute bieten müssen
Moderne Multifunktionsdrucker sind mehr als nur Geräte zum Drucken, Scannen und Kopieren. Sie sind smarte Schnittstellen in digitalen Prozessen von Unternehmen – vorausgesetzt, sie bringen die richtigen Funktionen mit. Wer heute noch mit einem veralteten MFP arbeitet, verzichtet auf Effizienz, Komfort und Sicherheit.
Standard ist inzwischen die mobile Nutzung: Drucken und Scannen direkt vom Smartphone oder Tablet spart Zeit und macht Prozesse flexibler. Ebenso wichtig ist die Cloud-Anbindung – etwa um Dokumente direkt in OneDrive, Google Drive oder andere Business-Plattformen zu übertragen. Das reduziert manuelle Ablagezeiten und Fehler.
Ebenso wichtig sind aktuelle Sicherheitsfunktionen. Während alte Geräte oft offene Flanken im Netzwerk bilden, lassen sich moderne MFPs per Update auf dem neuesten Stand halten. Funktionen wie Benutzer-Authentifizierung, verschlüsselter Datenversand oder rollenbasierte Zugriffskontrollen schützen sensible Unternehmensdaten effektiv.
Und auch die Steuerung wird smarter: Über intuitive Touch-Displays oder per App lassen sich viele Prozesse zentral verwalten – inklusive Tonerbestellung, Wartungsstatus und Nutzungsübersicht.
Wer die Zeichen rechtzeitig erkennt, spart bares Geld und steigert gleichzeitig die Effizienz im Büro. Ein verlässlicher, moderner Multifunktionsdrucker ist mehr als ein Arbeitsmittel: Er ist ein digitaler Prozessbeschleuniger. Von der mobilen Bedienung bis zur sicheren Cloud-Anbindung – aktuelle Geräte bieten Funktionen, die sich unmittelbar in Produktivität und Wirtschaftlichkeit auszahlen.
Die Entscheidung für ein Upgrade sollte deshalb kein Bauchgefühl sein, sondern ein kalkulierter Schritt.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie moderne Multifunktionsdrucker Ihre digitalen Prozesse unterstützen können, laden Sie sich unsere kostenlose Checkliste „Per MFP zu digitalen Prozessen“ herunter.
Standard ist inzwischen die mobile Nutzung: Drucken und Scannen direkt vom Smartphone oder Tablet spart Zeit und macht Prozesse flexibler. Ebenso wichtig ist die Cloud-Anbindung – etwa um Dokumente direkt in OneDrive, Google Drive oder andere Business-Plattformen zu übertragen. Das reduziert manuelle Ablagezeiten und Fehler.
Ebenso wichtig sind aktuelle Sicherheitsfunktionen. Während alte Geräte oft offene Flanken im Netzwerk bilden, lassen sich moderne MFPs per Update auf dem neuesten Stand halten. Funktionen wie Benutzer-Authentifizierung, verschlüsselter Datenversand oder rollenbasierte Zugriffskontrollen schützen sensible Unternehmensdaten effektiv.
Und auch die Steuerung wird smarter: Über intuitive Touch-Displays oder per App lassen sich viele Prozesse zentral verwalten – inklusive Tonerbestellung, Wartungsstatus und Nutzungsübersicht.
Wer die Zeichen rechtzeitig erkennt, spart bares Geld und steigert gleichzeitig die Effizienz im Büro. Ein verlässlicher, moderner Multifunktionsdrucker ist mehr als ein Arbeitsmittel: Er ist ein digitaler Prozessbeschleuniger. Von der mobilen Bedienung bis zur sicheren Cloud-Anbindung – aktuelle Geräte bieten Funktionen, die sich unmittelbar in Produktivität und Wirtschaftlichkeit auszahlen.
Die Entscheidung für ein Upgrade sollte deshalb kein Bauchgefühl sein, sondern ein kalkulierter Schritt.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie moderne Multifunktionsdrucker Ihre digitalen Prozesse unterstützen können, laden Sie sich unsere kostenlose Checkliste „Per MFP zu digitalen Prozessen“ herunter.
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