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ECM-Modul Lieferantenakte

Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Sie führt alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen und stellt alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dar.
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„Geschäftsbeziehung“, wie kühl das klingt! Als ginge es nur um den Tausch von Geld gegen Waren oder Dienstleistungen. Zum Glück „menschelt“ es im wirklichen Leben und Geschäftsbeziehungen entwickeln sich zu einem vertrauensvollen Miteinander. Die Basis dafür muss allerdings stimmen. Wenn sich Lieferungen verspäten und Bestelleingänge verschlampt oder Rechnungen nicht bezahlt werden, wird dieses Vertrauen aufs Spiel gesetzt. Böser Wille ist selten der Grund, eher fehleranfällige Abläufe. Dieses Problem lässt sich leicht beheben: mit der digitalen Lieferantenakte. Diese Akte macht alle Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick verfügbar.

Die digitale Lieferantenakte sorgt zeit- und ortsunabhängig für
  • direkte Verfügbarkeit von allen Informationen an einem zentralen Ort
  • archivierte, revisionssichere Korrespondenzen mit Lieferanten
  • bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral
  • eingesparte Kosten durch effizientere Prozesse
Digitale Lieferantenakten führen alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt. Das betrifft auch den gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was digital ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird am MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert.

So wird aus der Geschäftsbeziehung eine vertrauensvolle Partnerschaft. Und bleibt es auch.

Jederzeit und überall Zugriff

Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa Bestellungen oder Rechnungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. Bei Nachfragen – auch der Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und ebenso aktuell wie valide Auskunft geben.

Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen aufgeben und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus.

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Der Einstieg: Rechnungen

Einstieg in ein ECM-System ist oft das digitale Rechnungswesen. Mit einem elektronischen Workflow laufen Rechnungen digital in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar. Da ECM-Systeme modular aufgebaut sind, können sie passgenau in übergreifende Prozesse des Unternehmens implementiert werden.

Das digitale Rechnungswesen kann schnell ergänzt werden – der Vorteil der Module –, zum Beispiel um eine umfassende digitale Lieferantenakte. In dieser Akte findet neben dem Vertragsmanagement auch das Procurement, also die Beschaffung, seinen Platz. An Dokumenten mangelt es im Procurement keineswegs: Zu Bestellungen und Lieferscheinen gesellt sich der dazugehörige Schriftverkehr. In vielen Unternehmen werden diese Dokumente in Bestellakten gesammelt – ein Zwischenschritt zur umfassenden Lieferantenakte.

Wollen Sie mehr über die digitale Lieferantenakte als ECM-Modul erfahren?
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Alles wichtige auf einen Blick!

  • Dokumentenmanagementsysteme digitalisieren, strukturieren und automatisieren dokumentenbasierte Prozesse in Unternehmen.
  • Ein Dokumentenmanagement DMS oder auch ECM ersetzt überfüllte Ordnerstrukturen, reduziert Papierkosten und steigert die Effizienz Ihrer Abläufe.
  • Revisionssichere Archivierung, DSGVO-Konformität und transparente Zugriffsrechte sind direkt integriert.
  • Dokumentenmanagementlösungen skalieren flexibel – ideal für hybride Teams, Homeoffice und Unternehmen jeder Größe.
  • Die Einführung gelingt schrittweise in fünf klaren Schritten: Erfassen, Indexieren, Strukturieren, Archivieren, Bereitstellen.
  • Besonders wertvoll für Bereiche wie HR, Buchhaltung, Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilungen.
  • Wer DMS oder ECM nutzt, spart Zeit, senkt Kosten und stärkt die digitale Wettbewerbsfähigkeit – jetzt und langfristig.

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Definition und Erklärung

Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, Informationen effizient, sicher und digital zu verwalten. Sie reichen von der strukturierten Ablage einzelner Dateien bis hin zur unternehmensweiten Integration ganzer Informationsflüsse. Unter dem Begriff Dokumentenmanagement fallen dabei unterschiedliche Ansätze und Systeme – darunter DMS (Dokumentenmanagementsysteme) und ECM (Enterprise Content Management). Beide verfolgen das Ziel, papierbasierte Prozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen und Geschäftsabläufe zu optimieren. Die folgende Übersicht zeigt, was solche Systeme leisten und warum sich ihr Einsatz lohnt.
Was ist ein DMS/ECM?Was macht DMS/ECM?Warum lohnt sich DMS/ECM?
DMS steht als Abkürzung für Dokumenten-Management-System und bezeichnet Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten, Geschäftsprozessen und Workflows. 
 
Häufig spricht man auch von ECM (Enterprise-Content-Management) Systemen. Beide Systeme digitaliseren die papierbasierte Dokumentenablage
Ein DMS erlaubt die regelbasierte Ablage, Verschlagwortung, Archivierung, Bearbeitung und das Teilen von Dokumenten. Zugriffsrechte und Versionierung unterstützen die revisionssichere Verwaltung.

ECM geht darüber hinaus: Es verknüpft Inhalte aus verschiedenen Quellen, integriert Daten aus ERP-/CRM-Systemen, ermöglicht Workflow-Automatisierung über Abteilungen hinweg und bindet externe Inhalte ein.
Ein DMS verbessert Übersichtlichkeit, Sicherheit und Compliance durch digitale Ablage, Indexierung und Zugriffskontrollen. 

ECM schafft zusätzlich Mehrwert durch die unternehmensweite Integration von Inhalten, fördert die Zusammenarbeit – orts- und geräteunabhängig – und erfüllt regulatorische Anforderungen. 

Beide Systeme führen durch Papier- und Prozessreduktion zu höherer Effizienz und sparen nachhaltig Zeit und Kosten.
 

Warum ein Dokumentenmanagementsystem? Alle Vorteile und Nutzen für Unternehmen

Zu den Hauptfunktionen von Dokumentenmanagement-Softwares zählen das Erstellen, Bearbeiten, Teilen und Speichern sämtlicher Unternehmensdokumente sowie lückenlose Versionierung und revisionssicheres Archivieren. Als integrierte, kollaborative Software vereinen Dokumentenmanagement-Lösungen sämtliche Prozesse, und ermöglicht standortunabhängige Zusammenarbeit – ideal für hybride Arbeitswelten. Mit Dokumentenmanagement-Lösungen von TA Triumph-Adler schaffen Sie die Grundlage für Ihr papierloses, zukunftsfähiges Büro. Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile eines Dokumentenmanagementsytems im Überblick:
  • Zentrale, strukturierte Dokumentenverwaltung: Alle Unternehmensdokumente – ob Rechnung, Vertrag oder Projektdatei – sind digital organisiert, jederzeit abrufbar und versioniert.
  • Digitale Workflows & Prozessautomatisierung: Wiederkehrende Aufgaben wie Freigaben, Weiterleitungen oder Benachrichtigungen laufen automatisch und effizient.
  • Flexible Zusammenarbeit & Zugriff: Berechtigte Nutzer arbeiten orts- und geräteunabhängig – ideal für Teams im Homeoffice oder an verteilten Standorten.
  • Skalierbarkeit & Performance: Ob KMU oder Konzern – DMS oder ECM-Systeme passen sich dynamisch an Nutzeranzahl und Datenvolumen an.
  • Revisionssichere Archivierung & Compliance: Gesetzliche Anforderungen (z. B. DSGVO, GoBD) werden durch Protokollierung, Zugriffssteuerung und Verschlüsselung zuverlässig erfüllt.
  • Einfache Implementierung & hohe Nutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung sorgt für schnelle Einführung, hohe Akzeptanz und motivierte Mitarbeitende.
  • Kostenreduktion & Nachhaltigkeit: Weniger Papier, geringere Druck- und Lagerkosten und digitale Prozesse sparen Ressourcen – ökonomisch wie ökologisch.

Die Schlüsselkomponenten von Dokumenten-Management-Systemen

Für zuverlässige Leistungsfähigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit sollten Sie bei der DMS-Software für gutes Dokumentenmanagement auf folgende unverzichtbare Schüsselelemente und Funktionen achten:
Dokumentenmanagement-KomponentenFunktion
Dokumenterfassung und -ablageDokumente werden unabhängig vom Ursprungsformat in elektronisch lesbaren, kompatiblen Formaten zentral und strukturiert gespeichert, verknüpft und bereitgestellt
DokumentarchivierungAufbewahrungspflichtige Dokumente, Dateien oder auch E-Mail-Verkehr lassen sich revisionssicher und geschützt fristgemäß aufbewahren
Suchfunktionen und IndizierungDank Indizierung, Verschlagwortung und Tagging lassen sich Dokumente für die Suche und Wiederauffindbarkeit mit Such- und Schlagworten oder mit Ordnerstrukturen, Kategorien und Klassifikationen verknüpfen
Zugriffsrechte und AuthentifizierungDurch administrative Rechtevergabe und Authentifizierungsfunktionen erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Dokumente
Transparenz und VersionierungWiederherstellungsfunktionen, Backups, Versionierungen sowie Kommentare und Anmerkungen sichern Dokumente in allen Versionen und dokumentieren Änderungen und Zugriffe
Datenschutz und DatensicherheitVerschlüsselung, Serverschutz und vorschriftsmäßige Archivierung erfüllen alle Standards für Datenschutz, DSGVO und Compliance
Prozess-ManagementRegelbasierte, automatisierte digitale Prozesse beschleunigen und vereinfachen Teamwork, Freigaben, Genehmigungen, Signaturen, Benachrichtigungen und die gleichzeitige Bearbeitung von Dateien in Echtzeit durch mehrere Berechtigte
Anschlussfähige IntegrationKompatible Schnittstellen sorgen für eine einfache Integration und Anbindung an verschiedene Systeme und Geräte ohne Medienbrüche oder Inkompatibilität
 
Dokumentenmanagement System

Compliance, Datenschutz und revisionssichere Archivierung – rechtssicher mit Dokumentenmanagement-Lösungen

Ob Verträge, Rechnungen oder personenbezogene Daten – die elektronische Dokumentenverwaltung muss höchsten Sicherheits- und Datenschutzanforderungen gerecht werden. Ein Dokumentenmanagement System bietet Ihnen hierfür alles, was Sie brauchen:
  • Revisionssichere Archivierung: DMS oder ECM Documents werden unveränderbar, protokolliert und gesetzeskonform gespeichert
  • Datenschutz & Compliance: Zugriffsschutz, Verschlüsselung und DSGVO-konforme Regelwerke sind integriert
  • Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen: Regelbasierte Verwaltung verhindert versehentliches Löschen oder gesetzeswidrige Langzeitspeicherung
  • Transparente Änderungsverfolgung & Versionierung: Alle Dokumentzugriffe und Änderungen werden lückenlos dokumentiert
  • Audit- und Prüfbereitschaft: Aufbewahrte Dokumente sind strukturiert auffindbar und revisionssicher für externe Prüfungen
Mit einem System für DMS oder ECM erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen – Sie schaffen auch Vertrauen bei Kunden, Partnern und Behörden durch transparente und sichere digitale Dokumentenprozesse.

Welche Dokumente lassen sich mit einem Dokumentenmanagement verwalten?

Mit einem Dokumentenmanagement-System verwalten Sie unterschiedlichste Dokumentarten und -typen, die im Geschäftsalltag eine Rolle spielen. Dazu zählen:
  • Rechnungen und Belege
  • Verträge und Bewerbungen
  • Urkunden und Gutachten
  • E-Mails und Briefe
  • Fotos, Grafiken, Präsentationen und Videos
  • Diagramme, Statistiken und Tabellen 
  • Technische Zeichnungen und Designentwürfe
  • Produktportfolios und Marketingunterlagen
  • Analysen und Berichte
  • Handbücher und Schulungsunterlagen
  • Skripte, Quellcode und Protokolle

Diese Arten von Dokumenten-Management-Lösungen stehen zur Auswahl

Je nach vorhandener IT-Infrastruktur im Unternehmen bieten sich Ihnen grundsätzlich drei Möglichkeiten der Bereitstellung von DMS oder ECM Systemen an: On-Premises oder per Cloud Welches Dokumentenmanagement zu Ihrem Unternehmen passt, ist abhängig von Ihren Anforderungen. Möchten Sie die DMS-Software auf eigenen Servern installieren und verwalten oder möchten Sie Host-Server nutzen? Beide Optionen bieten ganz eigene Vorteile. On-Premises-Lösungen erfordern eine eigene IT-Infrastruktur und damit einhergehende Datenbankpflege. Dafür behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Server und Datenflüsse. Cloud-Lösungen, wie yuuvis® RAD as a Service lassen sich nach individuellen oder wechselnden Anforderungen skalieren und anpassen. Skalierbarkeit und Flexibilität bietet wiederum auch die Hybrid-Lösung mit DMS-Funktionen On-Premises und per Cloud.
Die TA Cloud DMS – die cloudbasierte Plattform von TA kombiniert moderne Technologie mit einem hohen Maß an Sicherheit und Anpassungsfähigkeit. Die Cloud-Lösung umfasst yuuvis® RAD as a Service und wurde mit dem BITMi-Gütesiegel „Software Hosted in Germany“ ausgezeichnet – ein Nachweis für DSGVO-Konformität und Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren.

Implementierung eines Dokumentenmanagements in 5 Schritten

Eine Dokumenten-Management-Lösung lässt sich in fünf grundlegenden Arbeitsschritten einführen:

Schritt 1: Anforderungsaufnahme – Bedürfnisse erfassen

Bevor ein DMS oder ECM eingeführt wird, steht die Analyse im Mittelpunkt: Welche Inhalte sollen künftig digital verwaltet werden? Welche internen Abläufe sind betroffen? Dabei werden technische und organisatorische Anforderungen gesammelt, Stakeholder eingebunden und Ziele definiert. Diese Phase schafft die Grundlage, um Prozesse sinnvoll zu digitalisieren, Rollen zu klären und gesetzliche Rahmenbedingungen zu erfüllen.

Schritt 2: Software-Auswahl – Systeme indexieren und bewerten

Basierend auf den identifizierten Anforderungen wird die passende Lösung gesucht. Im Fokus stehen dabei Kriterien wie Funktionalität (z. B. Workflow, Versionierung, Archivierung), Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und rechtliche Konformität. Anbieter werden hinsichtlich Innovationsfähigkeit, Supportqualität, Referenzen und langfristiger Entwicklungsperspektiven geprüft. Ziel ist es, eine Lösung zu finden, die optimal zu bestehenden IT-Strukturen und den gewünschten digitalen Abläufen passt.

Schritt 3: Installation und Einführung – Struktur schaffen

Die Einführung beginnt mit der technischen Einrichtung und der Integration der DMS-/ECM-Software in bestehende Systemlandschaften. Hier wird der Grundstein für strukturierte digitale Ablagen gelegt: Dokumentenklassen, Indexfelder, Zugriffskonzepte und Rollenverteilungen werden definiert. Auch Schnittstellen zu ERP, CRM oder E-Mail-Systemen werden implementiert – damit Prozesse künftig automatisiert und medienbruchfrei ablaufen können.

Schritt 4: Tests und Anwenderschulungen – Archivieren und Wissen sichern

Vor dem produktiven Einsatz erfolgen Tests und Pilotphasen mit ausgewählten Nutzergruppen. Begleitend werden Schulungen angeboten, um Mitarbeitende mit der neuen Systematik vertraut zu machen. Ziel ist es, Bedienfehler zu vermeiden und den sicheren Umgang mit Funktionen wie Versionierung, revisionssicherer Archivierung oder digitaler Signatur zu gewährleisten. So entsteht Akzeptanz und Vertrauen in die neue digitale Infrastruktur.

Schritt 5: Etablierung und kontinuierliche Anpassung – Bereitstellen und optimieren

Auch nach der Einführung ist das Projekt nicht abgeschlossen. Die Nutzung wird evaluiert, Prozesse werden weiter automatisiert, die Dokumentenmanagement-Struktur wird kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst. Feedbackschleifen, SLA-Überwachung und systematische Erfolgsmessung (z. B. durch KPIs wie Zugriffszeiten oder Nutzerzufriedenheit) helfen dabei, das System langfristig wirksam im Arbeitsalltag zu verankern.

Wann sollten Sie sich für eine Dokumentenmanagement-Lösung entscheiden?

Ein Dokumentenmanagenement eignet sich für jedes Unternehmen, denn jedes Unternehmen schlägt sich mit bürokratischer Dokumentenverwaltung herum – ganz gleich, ob KMUs mit Wachstumsplänen oder große Unternehmen mit hohem Datenaufkommen. Eine Implementierung bietet sich für Sie in jedem Fall an, wenn in Ihrem Unternehmen:
  • Große Mengen an Akten, Dokumenten, Gutachten, Urkunden und Prüfberichten erstellt, bearbeitet und verwaltet werden
  • Viele Abteilungen und Teams, intern oder extern, zusammenarbeiten und Daten austauschen
  • Sensible Daten mit hohen Compliance-Anforderungen verarbeitet und gespeichert werden
  • Große und komplexe Datensätze und Datenspeicher vorliegen
Welches DMS oder ECM letztlich am besten zu Ihren Anforderungen passt, lässt sich pauschal nicht festlegen. Die Entscheidung hängt vor allem von individuellen Faktoren ab wie:
  • Unternehmensgröße und Branche
  • Budget und vorhandene IT-Infrastruktur
  • On-Premises-Lösung oder DMS/ ECM per Cloud
  • Standard oder individualisiert
  • DMS oder ECM 

So geht’s: In fünf Schritten zum digitalen Arbeitsplatz

Digitale Prozesse sind einfach schneller und effizienter. Sie sparen Zeit und Kosten und sind vor allem alternativlos. Wir führen Sie in fünf Schritten hin zu digitalen Arbeitsplätzen, die sowohl Ihre Produktivität als auch Ihre Effizienz maximieren.
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7 Stolperfallen: So vermasseln Sie Ihre Digitalisierung

Alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert werden. Doch nicht alle freuen sich – weil sie über eine der sieben Stolperfallen beim Digitalisieren gestrauchelt sind. Wie das geht? Ach, das ist gar nicht so schwer. Als advocatus diaboli erzählen wir Ihnen, wie Sie die Digitalisierung so richtig vermasseln.
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Für welche Unternehmensbereiche lohnt sich eine Dokumentenmanagement-Lösung?

Dokumentenmanagement-Systeme eignen sich daher abteilungs-, branchen- und unternehmensübergreifend für die individuellen Ansprüche und Bedürfnisse von KMUs und Großunternehmen. Durch flexible Implementierung und Skalierbarkeit passen Sie Dokumentenmanagement-Funktionen flexibel an Ihre Unternehmensanforderungen an. Dadurch verbessern Sie intern die Produktivität und Motivation durch optimierte, einfache Geschäftsprozesse und Kommunikation, während Sie extern Ihre Unternehmensmarke durch einen professionellen, vertrauenswürdigen Auftritt und schnelle, sichere Abläufe stärken.
Geschäfts- und Unternehmensbereiche, in denen DMS Dokumenten-Management-Lösungen Vorteile bieten, umfassen:
  • Personalwesen und Recruiting: Im Umgang mit sensiblen Personendaten und Dokumenten garantieren DMS-Systeme die Einhaltung von Vorgaben wie DSGVO, HIPAA und ISO, eine ordnungsgemäße Aufbewahrung und Löschung nach Fristende sowie effiziente Dokumentenverwaltung und Personalentscheidungen. Ab 1. Januar 2027 ist die digitale Aufbewahrung bestimmter Personaldokumente verpflichtend – etwa Nachweise zur Versicherungspflicht, Staatsangehörigkeit oder Krankenkassenbescheinigungen. Auch wenn nicht die komplette Personalakte betroffen ist, empfiehlt sich eine vollständige Digitalisierung. Sie erfüllt gesetzliche Vorgaben, reduziert Aufwand und macht HR-Prozesse effizienter und transparenter. Wer jetzt auf digitale Personalakten umstellt, profitiert doppelt.
  • Finanz- und Rechnungswesen: Durch die sichere elektronische Erfassung, Erstellung, Verarbeitung und Sicherung von Rechnungen und Finanzdaten beschleunigen Sie Freigabeprozesse, wickeln Aufträge schneller ab und behalten den Überblick über Transaktionen. Dadurch optimieren Sie Kostenkontrolle und Budgetplanung, garantieren eine lückenlose Dokumentation von Finanzvorgängen für Betriebsprüfungen und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand sowie buchhalterische Fehleranfälligkeit. Seit Januar 2025 ist der Empfang strukturierter E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend – Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sorgen für automatische Verarbeitung und mehr Transparenz. Wer jetzt auf digitale Rechnungsprozesse umstellt, sichert sich langfristig Wettbewerbsvorteile und rechtliche Sicherheit.
  • Marketing und Vertrieb: Von der Leaderfassung über die Bereitstellung von Marketing- und Vertriebsunterlagen bis hin zur Kompatibilität verschiedener Dateitypen und Systeme – ein einheitliches DMS oder ECM beschleunigt Entscheidungsprozesse, verkürzt Vertriebszyklen und steigert die Produktivität durch effektive Kampagnen.
  • Rechtsabteilung: Mit integrierten Datenschutzfunktionen lassen sich sensible Dokumente rechtssicher ablegen und archivieren, auf aktuellem Stand halten und mit Zugriffsrechten versehen. Anschlussfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass sich interne Softwarelösungen wie Rechtsdatenbanken oder Fall- und Kanzleimanagement-Systeme ohne Medienbrüche integrieren lassen.
  • Produktion: Dokumentenmanagement optimiert Produktivität und Produktion – von transparenter Qualitätssicherung über effiziente digitale Arbeitsanweisungen bis hin zu nachvollziehbaren Produktionsprozessen, technischer Dokumentation sowie automatisierter Beschaffung und Verwaltung.
  • Einkauf: Ein DMS oder ECM vereinfacht, automatisiert und beschleunigt Prozesse wie Beschaffung und Bestellungen. Dazu zählen auch die Verwaltung von Lieferantenverträgen, Angebotserstellung und Rechnungsverarbeitung.
 
Dokumentenmanagement System 2

Praktische Checkliste: Sind Sie reif für ein Dokumentenmanagement-System?

Wenn Ihnen einer oder mehrere der folgenden Gründe bekannt vorkommen, dann ist es in jedem Fall Zeit, ein DMS oder ECM in Erwägung zu ziehen:
  • Ihr Ordnungssystem für Akten und Dokumente nimmt zu viel Raum ein
  • Diverse Dokumente und Unterlagen müssen zeitintensiv und manuell geordnet oder gesucht werden
  • Es gibt keine klaren Datenschutzregeln und Sicherheitsvorgaben zum Umgang mit sensiblen Geschäfts-, Kunden- und Finanzdaten
  • Sie nutzen weder Backups noch Wiederherstellungsfunktionen, um Datenverlust vorzubeugen
  • Interne und externe Kollaborationen führen durch Medienbrüche oder inkompatible Kommunikationskanäle zu Missverständnissen oder Fehlern
  • Es gibt keinen zentralen Datenspeicher und keine Such- und Filterfunktionen für Ihr System
  • Sie verlieren den Überblick über Fristen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Kommunikationen und E-Mails
  • Freigaben und Genehmigungsprozesse verlaufen durch unklare oder ineffiziente Prozesse unübersichtlich und zu langsam
  • Angesichts zunehmender Informations- und Datenmengen besteht keine Möglichkeit, Prozesse und Speicher zu skalieren

Fazit: Mehr Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit mit Dokumenten-Management-Lösungen

Ein Dokumenten-Management-System ist der zentrale Hebel zur Digitalisierung interner Prozesse. Es unterstützt nicht nur Effizienz und Ordnung, sondern auch Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit. Unternehmen jeder Größe profitieren von der strukturierten, papierlosen Verwaltung ihrer Informationen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Dokumenten-Management-Systeme“

Ob vor Ort auf eigenen Servern, per Cloud-Hosting oder als hybrides Modell – welche Dokumentenmanagement-Variante am besten zu Ihnen passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Für KMUs oder großen Unternehmen mit hohem Datenaufkommen bietet sich eine flexible, hochskalierbare Cloud- oder Hybridlösung an.