So gelingt die Einführung: digitale Personalakte

Ausgerechnet die Personalabteilung hinkt noch immer oft hinterher, wenn es um Digitalisierung geht. Dabei kann doch alles ganz einfach sein: Mit einem guten Plan, einem passenden ECM-System und einem kompetenten Partner zur Unterstützung im Transformationsprozess. Wir zeigen auf, wie es geht. 

Tatsache: Die Digitalisierung der Arbeitswelt ist allgegenwärtig und umfasst mittlerweile nahezu alle Branchen und Unternehmensbereiche. Mal strategisch geplant und gesteuert (z. B. industrielle Fertigung, Automatisierung), mal in einem allmählichen Transformationsprozess (z. B. E-Mail statt Briefversand, PDF statt Ausdrucke), mal gar vom Gesetzgeber verordnet (z. B. E-Rechnung, elektronische Patientenakte). Verschließen kann sich den Digitalisierungstendenzen schon lange niemand mehr. Und die Vorteile des Digitalen liegen ja auch vielfach auf der Hand: von sinkenden Druckkosten über effizientere Arbeitsabläufe mit weniger Teilschritten bis hin zu der Möglichkeit, in verteilten Teams standortunabhängig an Dokumenten zu arbeiten, die, anstatt als Ausdruck in irgendeinem Ordner zu liegen, via Cloud jederzeit und überall verfügbar gemacht werden können. 

 

Doch ausgerechnet eine besonders dokumentenintensiv arbeitende Abteilung hinkt bei der Digitalisierung in vielen Unternehmen noch immer hinterher: die Personalabteilung. Zwar haben auch hier längst digitale Formate Einzug gehalten. Doch wenn es um die Verwaltung der „gewachsenen Bestände“ geht, so werden im HR-Bereich nach wie vor oft umfangreiche Aktenarchive in gedruckter Form aufbewahrt und in der Folge wird an eigentlich überholten, papierbasierten Workflows festgehalten. Mitunter herrscht auch ein Nebeneinander – manche Beschäftigte würden wohl hinter vorgehaltener Hand sagen: ein heilloses Durcheinander – von digitalen und analogen Vorgängen. Da müssen etwa PDFs ausgedruckt werden, um anschließend – mit einer benötigten Unterschrift versehen – wieder eingescannt zu werden für die digitale Speicherung, die zusätzlich noch einmal in gedruckter Form erfolgt … Effizienz sieht anders aus. 

Höchste Zeit für Veränderung – zum Besseren! Denn eine Digitalisierung sämtlicher Dokumente im HR-Bereich und die Bündelung in einer einheitlich strukturierten digitalen Personalakte vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit und erspart den HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern die lästige Dauersuche in Hängeordnern und Dokumentenarchiven. Sie sorgt insgesamt für schlankere und effizientere Workflows, erleichtert enorm die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg und macht die Einhaltung rechtlicher Vorgaben etwa zum Datenschutz oder zur revisionssicheren Archivierung deutlich einfacher. Die HR-Fachkräfte gewinnen wertvolle Zeit, die sie beispielsweise in effektives Recruiting oder das Bewerbermanagement investieren können.

Bringen Sie die digitale Personalakte in Ihre HR-Abteilung – und erleichtern Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Leben. 

Doch Moment: Alle Personalakten digitalisieren? Von jetzt auf gleich? Mit den vielen Dokumenten, die darin liegen? Das klingt nach einem Mammutprojekt. Und die Personalabteilung ist doch ohnehin schon chronisch überlastet … 

Jetzt ist die Unternehmensführung gefragt, denn erfolgreich neue Abläufe etablieren kann nur, wer trotz aller Dringlichkeit der Thematik keine überstürzten Entscheidungen trifft, sondern von Anfang an strategisch vorgeht.

Das heißt: alle Beschäftigten in die Transformationsprozesse aktiv einbeziehen und das Projekt „Einführung digitale Personalakte“ als Teil eines größeren Ganzen betrachten. Nicht zufällig werden Softwarelösungen für die Umsetzung der digitalen Personalakte häufig als Teil eines kompletten Dokumenten-Management-Systems angeboten, das auch für weitere Abteilungen im Unternehmen eingesetzt werden kann. TA Triumph-Adler hat sich in den vergangenen Jahren zu einem der führenden Experten für solche digitalen Office-Lösungen entwickelt.

„Die digitale Personalakte stellt die Workflows und die Anforderungen der Beschäftigten in den Mittelpunkt – und nicht die administrative Detailarbeit“, erklärt Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler, in einem aktuellen Beitrag für das Wirtschaftsmagazin Facts.

Und führt weiter aus: Obwohl Unternehmen den Mehrwert digitaler Workflows, auch für HR-Anwendungen, erkennen, stagniere der Digitalisierungsgrad, gerade in den Personalabteilungen, seit Jahren. „Dabei lässt sich der Einstieg mittels ECM-Lösungen wie der digitalen Personalakte sehr strukturiert und effizient gestalten – auch während des Tagesgeschäfts.“ 

So geht’s: Lösungen für digitale Workflows und das Dokumentenmanagement von TA Triumph-Adler. 

Tatsächlich eignet sich nämlich die digitale Personalakte – neben anderen dokumentenintensiven Vorgängen wie zum Beispiel dem Rechnungslauf – besonders gut für ein Pilotprojekt zur Umstellung auf digitale Workflows.

Worauf es bei der Einführung digitaler Personalakten im Einzelnen ankommt, was man beachten sollte, bevor es losgeht, und wie der Prozess so zeit- und kostensparend wie möglich erfolgreich ablaufen kann – das möchten wir Ihnen im Verlauf dieses Artikels aufzeigen.

„Never change a running system“, heißt es gerne. In den HR-Abteilungen kleinerer und größerer Unternehmen und nicht zuletzt im öffentlichen Dienst wird vielfach mit seit Jahrzehnten etablierten Strukturen und Abläufen gearbeitet. Warum sollte sich daran etwas ändern, selbst wenn die Dokumente und zugehörigen Vorgänge jetzt nach und nach digitalisiert werden?

Doch bestehende analoge Prozesse einfach zu digitalisieren, ist selten eine kluge Idee. Wesentlich erfolgsversprechender ist es, die vorhandenen Abläufe bei dieser Gelegenheit zu hinterfragen: Was wollen wir eigentlich erreichen? Was ist der bestmögliche Weg unter den gegebenen Bedingungen? Niemand kennt dabei die Abläufe – und damit auch ihren Optimierungsbedarf – besser als die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst. Aus ihrer täglichen Erfahrung lassen sich wichtige Fragen und wertvolle Ideen für einen gelingenden Digitalisierungsprozess ableiten.

Lassen Sie uns die Ausgangslage noch einmal anhand eines (fiktiven) Beispiels veranschaulichen:

Stellen Sie sich einen mittelständischen Industriebetrieb mit ca. 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an bis zu drei Standorten vor. Während in der Produktentwicklung, in der Fertigung und auch in der Logistik längst die Digitalisierung in Form von automatisierten Prozessen und einem einheitlichen ERP-System Einzug gehalten hat, arbeiten die Beschäftigten im Backoffice und in den anderen Fachabteilungen nach wie vor mit einem Mix aus analogen und digitalen Abläufen. Digitalisiert wird seit Jahren „on the go“ – also immer mal wieder in Teilbereichen und so, dass es möglichst nicht zu Ausfällen im Tagesgeschäft aufgrund von Software-Implementierungen oder User-Schulungen kommen soll.

Jüngst war die Rechnungsabteilung „dran“: Die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht hatte die Geschäftsführung unter Zugzwang gesetzt. Entschieden hat man sich in unserem Beispielbetrieb letztlich für eine on premises (das heißt innerhalb der hauseigenen IT-Infrastruktur zu betreibenden) Lösung aus dem Hause TA Triumph-Adler. Auf der Grundlage des bewährten ECM-Systems enaio® wurde das zugehörige Modul für Digitales Rechnungswesen eingeführt. Dabei kamen während der Planungsphase auch sämtliche bestehenden Workflows im Rechnungslauf auf den Prüfstand – und wurden teils doch erheblich verändert, um die Vorteile digitalen Arbeitens voll nutzen zu können. Die Beschäftigten der Abteilung sind wenige Monate nach der Einführung überwiegend sehr angetan.

Derweil wird in anderen Unternehmensbereichen nach wie vor viel gedruckt und abgeheftet. 

Und die Personalabteilung? Rechnet – nicht ganz zu Unrecht – damit, als Nächstes an die Reihe zu kommen mit der Digitalisierung.

Die Meinungen darüber sind unter der Belegschaft gespalten: Einige freuen sich auf mögliche Arbeitserleichterungen und ein Ende der Zettelwirtschaft in den Akten – und nicht zuletzt auf die Chance, als HR-Fachkraft vielleicht endlich auch mal Homeoffice-Tage nehmen zu dürfen (was bisher aufgrund der analogen Dokumenten-Ablagestrukturen schlicht nicht möglich war). Andere befürchten einen Zwang zum Umstieg auf (womöglich schwer verständlich gestaltete) Apps und Unklarheiten in Bezug auf die Datensicherheit. Zudem steht die Frage im Raum, was mit den bestehenden gedruckten Aktenbeständen und dem umfangreichen Personalarchiv geschehen soll. Das müsste dann schließlich alles erst einmal eingescannt werden – wer soll das übernehmen? Etwa die HR-Abteilung selbst? Und was ist dran an den Gerüchten, ab 2026 werde die Einführung der digitalen Personalakte sogar gesetzliche Pflicht?

Viele Fragen, Unsicherheiten und Erwartungen. Die Geschäftsführung in unserem fiktiven Beispielunternehmen tut gut daran, die Beschäftigten jetzt nicht allein zu lassen, sondern sie von Anfang an mit ins Boot zu holen, wenn es an die Planung für die Einführung der digitalen Personalakte im Betrieb geht. Denn schließlich verspricht das Projekt, insbesondere wenn damit ein ECM-System verbunden ist, eine Menge Vorteile – gerade für die betroffenen Fachkräfte. 

Das Besondere an ECM-Systemen: Sie sind modular aufgebaut und können daher für jede Abteilung individuell konfiguriert werden. Unsere fiktive HR-Abteilung könnte sich also theoretisch für ein komplett anderes System von irgendeinem Anbieter entscheiden. Doch wir wollen ja schließlich weg vom abteilungsinternen Klein-Klein und hin zu effizienteren Abläufen für alle, oder?

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Was viele vielleicht gar nicht wissen: Obwohl nahezu 100 Prozent aller Unternehmen Personalakten unterhalten, besteht dazu in Deutschland bis heute keine gesetzliche Verpflichtung. Nur für Arbeitgeber im öffentlichen Dienst, die beamtenrechtliche Vorschriften beachten müssen, bestehen klare Regelungen. Die gute alte Personalakte in der Privatwirtschaft ist also nichts anderes als eine Best Practice mit langer Tradition, die allerdings aus dem Unternehmensmanagement nicht wegzudenken ist.

Wenn aber schon für die analoge Personalakte kein Gesetz besteht, dann gilt dies auch für das digitale Pendant. Somit kann von einer rechtlichen Pflicht zur Einführung der digitalen Personalakte streng genommen keine Rede sein. Sind die Befürchtungen unserer fiktiven HR-Abteilung also unbegründet? Nicht ganz. Denn tatsächlich stehen aktuell einige bedeutende Änderungen an, die die Bereitstellung von Dokumenten betreffen, die sich zumeist in Personalakten finden.

Bereits seit dem 1. Januar 2022 sieht eine neue Regelung im Sozialgesetzbuch vor, dass Arbeitgeber bestimmte begleitende Unterlagen zum Entgelt künftig nur noch in elektronischer Form aufbewahren sollen. Die Formulierung „Folgende dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellenden Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen …“ ist unmissverständlich. 

Aktuell läuft eine Übergangsfrist bis 2026, die den Arbeitgebern ein Zeitfenster verschaffen soll, um ihre Dokumentenverwaltung entsprechend umzustellen. Unternehmen konnten dafür einen Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen.

Halten wir also fest: Das mit dem gesetzlichen Rahmen ist so eine Sache. Wenn Unternehmen nach und nach immer mehr Dokumente, die üblicherweise Bestandteil von Personalakten sind, ohnehin in digitaler Form abspeichern müssen – dann kommt das de facto einer Pflicht zum Digitalisieren von Personalakten gleich. 

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Es gibt Hunderte von ECM-Lösungen auf dem Markt und sehr viele haben auch Standardmodule für eine digitale Personalverwaltung integriert. Nun aber die individuellen Workflows der eigenen HR-Abteilung einseitig an die Vorgaben eines bestimmten Systems anzupassen, wäre – bei allem Wunsch nach mehr Effizienz in den Abläufen – sicherlich nicht der optimale Weg. Es sollte genau umgekehrt sein: Die Software muss zum Unternehmen passen. 

Wir haben es bereits angesprochen und können es nicht oft genug wiederholen: Bevor Sie bei einem Projekt wie der digitalen Personalakte programmatische Entscheidungen treffen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

Die kennen die Abläufe und wissen genau, was bislang gut funktioniert und wo es hakt. Garantiert haben sie Ideen, wie es besser laufen könnte. Und: Werden die Ideen der Angestellten aufgegriffen und umgesetzt, gelten die neuen Abläufe als „unsere Prozesse“. Damit erledigen sich mögliche Akzeptanzschwierigkeiten (wie etwa bei dem App-Skeptiker aus unserem Beispiel) bereits in der Vorbereitungsphase.

Erfahrene Anbieter von ECM-Lösungen wie TA Triumph-Adler kennen sich aus mit ihren Systemen – und wie sie im Alltag ihrer Kunden funktionieren. Sie wissen, wie die digitalen Ordner- und Archivstrukturen für Personalakten sinnvoll und schlüssig aufzubauen sind und an welchen Stellen im Workflow sich besonders häufig Optimierungspotenziale verstecken.

Zum Weiterlesen: So gelingt der Start ins papierlose Büro.

Für eine selbsterklärende Ordner- und Archivstruktur sorgen Umständliche und überflüssige Prozesse eliminieren Die Abläufe für die Angestellten bequemer machen Orts- und zeitunabhängigen Zugriff ermöglichen bzw. – je nach Berechtigungsschlüssel – eine Lese-Erlaubnis  Automatisch die verschiedenen Versionen eines Dokuments protokollieren Eine weitgehend automatisierte Vorlagen- und Fristenverwaltung anbieten (etwa durch Erstellung von Wiedervorlagen) Das Monitoring von Pflichtdokumenten (wie etwa Arbeitsverträgen) ermöglichen Sich nahtlos in die bestehenden Arbeitsabläufe einbinden lassen Einfach erweiterbar und skalierbar sein.

Der letzte Punkt sollte dabei nicht unterschätzt werden. Denn oft genug bleibt es nicht beim Pilotprojekt, sobald Geschäftsführung und Beschäftigte erst einmal die Vorteile des neuen Systems erkannt haben. Sätze wie „Erst mal machen wir nur Rechnungen“ haben wir von unseren Stammkunden im Bereich ECM schon öfter gehört …

Blicken wir noch einmal auf unser fiktives Beispiel: Aufbauend auf den (durchaus positiven Erfahrungen) aus dem Rechnungswesen, soll bei der Einführung der digitalen Personalakte von Anfang nichts dem Zufall überlassen werden. In einem zwei- bis dreitägigen Workshop mit Fachleuten von TA Triumph-Adler analysieren die Geschäftsleitung und das HR-Management gemeinsam, was die digitale Personalakte leisten muss, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Zur technischen Machbarkeit werden zudem Beschäftigte aus der IT-Abteilung hinzugezogen. Die Workshops haben dabei neben der technischen auch eine menschliche Funktion: Zum einen werden alle bestehenden Workflows in der Abteilung unter die Lupe genommen. Dabei kristallisieren sich diverse Ansatzpunkte für schlankere Abläufe heraus. Parallel dazu bringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Feedback dazu ein, was an der derzeitigen Arbeitsweise gut und was weniger gut funktioniert – und wie sie sich selbst ein optimales HR-Management vorstellen.

Je genauer diese frühe Analyse ausfällt, desto besser können später die individuellen Lösungen angepasst werden. Deshalb spielen die Geschäftsführung und die IT-Spezialisten im Konzeptions-Workshop eine wichtige Rolle. Mit ihnen wird etwa über die Rahmenbedingungen (Budget und Timing) und über digitale Zugriffsrechte (Wer soll worauf zugreifen dürfen?) diskutiert. Anhand der Erkenntnisse aus dem Workshop erarbeiten wir ein passgenaues Konzept, auf dem anschließend die Implementierung aufsetzt.

Spätestens sobald die digitale Personalakte implementiert wurde und alle Prozesse laufen, werden auch die Anwenderinnen und Anwender geschult. Dabei gibt es nochmals Abstufungen: 

Bei der Anwender-Schulung geht es schließlich um die sogenannten End User – die Fachkräfte in der HR-Abteilung, die täglich mit der digitalen Personalakte arbeiten werden. Sie gilt es in diesem wichtigen Schritt nicht nur anzulernen, sondern auch für das neue System zu begeistern.

Die Integration der digitalen Personalakte in die eigenen IT-Systeme wird in Fachkreisen als On-Premises-Lösung bezeichnet: Das ECM-System befindet sich vor Ort (on premises). Das ermöglicht einerseits ein Maximum an Anpassungsfähigkeit der Systeme – andererseits wird die IT-Abteilung stark in die Pflicht genommen. Denn die komplette Wartung, das Troubleshooting, Backups und Sicherheitsmaßnahmen müssen eben auch „vor Ort“ sichergestellt werden. Idealerweise sogar 24/7. Das ist, gerade für kleinere Unternehmen, oft nicht zu bewerkstelligen.

Das bemerkt übrigens auch die IT-Abteilung unseres fiktiven Beispielunternehmens, das bislang auf On-Premises-Lösungen gesetzt hatte. Doch zum Glück gibt es noch einen anderen Lösungsweg: 

Mit unserem ECM-System yuuvis® RAD as a Service verlagern Sie Ihr Dokumentenmanagement – inklusive der digitalen Personalakten – in die Cloud. Der offensichtlichste Vorteil: Sie genießen alle Vorzüge einer vollwertigen ECM-Lösung, ohne sich um die Technik kümmern zu müssen. Als Managed Services Provider übernimmt TA Triumph-Adler unter anderem das automatische Aufspielen von Updates und Patches und sorgt zudem für optimierten Schutz Ihrer sensiblen Personaldaten – nicht zuletzt dadurch, dass wir ausschließlich mit europäischen Providern und Rechenzentren zusammenarbeiten. Immer im Blick: die Einhaltung wichtiger Normen wie der ISO 27001 und der ISO 9001. Ein weiterer Vorteil: yuuvis® RAD as a Service funktioniert in der Cloud – und out-of-the-box auf praktisch jedem modernen Rechner. Die Implementierungsphase kann damit weitgehend entfallen.

Interessiert? Hier haben wir Ihnen alles Wichtige rund um yuuvis® RAD as a Service zusammengestellt.

Bevor Sie in Ihrem Unternehmen elektronische Personalakten einführen, ist es ratsam, zunächst eine Betriebsvereinbarung zur Regelung der Datenübertragung und der Zugriffsrechte Ihrer Angestellten abzuschließen. Diese Punkte sollten dabei Beachtung finden:

Zugriffsregeln für Beschäftigte der Personalabteilung, die Geschäftsführung und IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter  Welche Dokumente sollen die Personalakten enthalten – und welche nicht? Gesetzliche Regeln für Aufbewahrungspflichten beachten Unbedingt schriftlich fixieren: die genauen Zwecke der Datenerhebung Verbindliche Regeln für die Auswertung von Akteninhalten festlegen Richtlinien zur Protokollierung, wer was wann an den Dokumenten verändert Regelungen für besonders sensible Informationen wie etwa Gesundheitsdaten Allgemeine Pflichten beim Umgang mit der Personalakte Transparenz für Beschäftigte schaffen: Neben der Möglichkeit, jederzeit Einsicht in die eigene Akte nehmen zu dürfen, sollten Angestellte auch erfahren dürfen, wer wann Zugriff auf ihre Personalakte hatte.

Um Daten- und IT-Sicherheit zu gewährleisten, muss frühzeitig geklärt werden, wer auf welche Daten zugreifen und in welchem Umfang er sie bearbeiten darf. Auch die Übertragung von Rechten, etwa bei einer Urlaubs- oder Schwangerschaftsvertretung, und der Umgang mit ehemaligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen klar geregelt werden. Dieses Rechte-und-Rollenkonzept sollte unbedingt stehen, bevor die digitale Personalakte „in Betrieb geht“.

Digitale Personalakten nutzen wenig, wenn die elektronischen Ordner leer bleiben, weil wichtige Dokumente weiterhin nur in Papierform vorhanden sind. Deshalb müssen sämtliche relevanten Druckdokumente vor dem Umstieg digitalisiert, sprich: gescannt, werden. Wer über eine moderne Druckerflotte mit MFPs verfügt, ist an dieser Stelle klar im Vorteil. Dennoch kann diese Aufgabe – je nachdem wie umfangreich der Aktenbestand ist – schnell sehr zeitintensiv werden. Es bietet sich daher an, diese Arbeit an spezialisierte Dienstleister auszulagern, so wie Lager 3000, die seit vielen Jahren erfolgreich als Partner für TA Triumph-Adler fungieren, wenn es um die Erstellung digitaler Archive für unsere Kunden geht.