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    04.12.2025

    DMS-Features richtig nutzen: So holen Sie das Maximum aus Ihrem System

    DMS_Features_Dokumenten-Management-Systeme richtig einsetzen
    Nutzen Sie alle Möglichkeiten Ihres DMS? Dieser Beitrag zeigt, welche Features unverzichtbar sind und welche Add-ons echten Mehrwert bringen. Erfahren Sie, wie OCR, Versionierung und digitale Signaturen Prozesse effizienter und sicherer machen.

    Inhaltsverzeichnis

    1. Einleitung und Nutzen

    Die Digitalisierung hat die Art, wie Unternehmen mit Informationen umgehen, grundlegend verändert. Briefe, Rechnungen in Papierform, Akten – ja, es gibt sie noch. Aber sie bestimmen nicht mehr den Büroalltag. Digitale Informationen sind die Basis moderner Unternehmen. Zu diesem Ergebnis kommt auch eine aktuelle Studie des Branchenverbands Bitkom. 89 Prozent der darin befragten Unternehmen verfolgen eine Digitalisierungsstrategie. Täglich entstehen unzählige Dokumente: Verträge, Rechnungen, E-Mails, Personalakten, technische Unterlagen oder Protokolle. Und täglich verändern und verteilen Teams diese vielen Dokumente. Ohne eine zentrale Steuerung dieser Datenströme geht schnell der Überblick verloren. Deshalb ist heute ein Dokumenten-Management-System (DMS) das Rückgrat moderner Informationsprozesse. Ein DMS schafft Ordnung, Effizienz und Sicherheit in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt. Doch nicht jedes System ist gleich und viele Organisationen nutzen nur einen Bruchteil der Möglichkeiten.

    Warum ein Dokumenten-Management-System so wichtig ist

    Ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) ist weit mehr als ein digitales Archiv. Es bietet intelligente Komponenten, um Dokumente zentral zu speichern, zu verwalten, zu teilen und zu schützen. Durch Automatisierung und strukturierte Prozesse werden Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen geliefert – und zwar sicher und nachvollziehbar. Ein modernes DMS verbessert nicht nur die Produktivität, sondern auch die Compliance und Zusammenarbeit im Unternehmen.

    Effizienz:

    Dokumente sind auffindbar über intelligente Suche und Metadaten – und zwar in Sekunden, statt minutenlang nach Dateien zu suchen.

    Compliance:

    Revisionssichere Speicherung, Versionierung und Nachvollziehbarkeit sorgen für Rechtssicherheit.

    Remote Work:

    Teams können unabhängig von Ort und Endgerät sicher auf Dokumente zugreifen – ein entscheidender Faktor für hybride Arbeitsmodelle.
    Moderne DMS-Systeme lassen sich nahtlos in ERP-, CRM- und Office-Umgebungen integrieren. Diese Integrationsfähigkeit ist ein wichtiges Plus. Sie steht hier aber nicht im Fokus. Dieser Beitrag konzentriert sich auf die Kernfunktionen, die den größten Mehrwert liefern. Er richtet sich an IT-Verantwortliche, die ein DMS einführen oder erweitern wollen, an Fachbereiche wie Buchhaltung, HR oder Vertragswesen, die ihre Abläufe optimieren möchten, sowie an Manager und Entscheider, die die Effizienz ihres Unternehmens oder ihrer Behörde steigern und Compliance-Risiken minimieren wollen.

    2. Unverzichtbare DMS-Features: das Herzstück eines leistungsfähigen Systems

    Ein gutes Dokumenten-Management-System zeichnet sich durch eine Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Sicherheit aus. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Features einer DMS-Lösung, die jedes Unternehmen kennen und gezielt nutzen sollte.

    Ein gutes DMS ermöglicht die Suche nach Schlagwörtern, Metadaten, Volltext oder Dokumentinhalten. Die Beschäftigten finden Dokumente sekundenschnell, indem sie beispielsweise nach Projektnummern, Kundennamen oder Rechnungsnummern filtern. Moderne Software-Features eines DMS nutzen auch KI-basierte Klassifikationen und automatische Tagging-Funktionen, um Informationen kontextbasiert zuzuordnen.

    3. Use Case 1: 
    E-Rechnung – automatisiert von Eingang bis Buchung

    Ausgangssituation

    In manchen Unternehmen werden Eingangsrechnungen noch manuell bearbeitet. Daten werden abgetippt und Freigaben per E-Mail eingeholt. Das wird zunehmend schwieriger, da seit 2025 das Empfangen elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend ist. Es gilt die sogenannte E-Rechnungs-Pflicht – ein weiterer Grund, warum Unternehmen ihre Prozesse jetzt digitalisieren sollten. Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein eingescanntes oder als PDF verschicktes Dokument. Sie ist eine strukturierte, elektronische Datei, die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format enthält – also so, dass sie von Software automatisch verarbeitet werden kann. In Deutschland sind vor allem die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD relevant.

    Das leisten DMS-Features für den Rechnungsprozess

    Beim Eingang einer E-Rechnung gibt es einige Besonderheiten und Anforderungen, die sich deutlich vom klassischen Rechnungseingang unterscheiden. Das DMS muss in der Lage sein, standardisierte elektronische Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im rechtlichen Sinne. Beim Eingang prüft das DMS, ob die Datei technisch korrekt aufgebaut und vollständig ist – etwa ob alle Pflichtfelder enthalten sind (Rechnungsnummer, Steuernummer, Beträge, Lieferdatum etc.).
    Fehlerhafte Dateien können automatisch abgewiesen oder zur manuellen Prüfung weitergeleitet werden. Nach erfolgreicher Validierung werden die Rechnungsdaten automatisch ausgelesen (OCR bzw. XML-Parsing) und mit den bestehenden Stammdaten im ERP-System abgeglichen – etwa Lieferant, Bestellnummer oder Kostenstelle. Abweichungen werden erkannt und an die Sachbearbeitung weitergeleitet. Nach der Prüfung und Zahlungsfreigabe wird die E-Rechnung mit allen Metadaten (Empfangsdatum, Prüfergebnis, Buchungsstatus) im DMS archiviert – revisionssicher, nachvollziehbar und GoBD-konform.

    Der international agierende Hitachi Konzern konnte durch die Implementierung eines digitalen Rechnungsprozesses mit ECM-Lösung eine Zeitersparnis von 25 Prozent bei der Suche und Ablage von Dokumenten erreichen.

    Ergebnis: effizient, transparent und compliant

    • Weniger Erfassung: Die automatische Datenerkennung reduziert manuelle Eingaben um bis zu 80 Prozent.
    • Schnellere Freigaben: Automatisierte Prozesse sorgen für klare Zuständigkeiten und kürzere Durchlaufzeiten.
    • Skontovorteile: Rechnungen werden fristgerecht bezahlt – Skonti werden realisiert.
    • Transparenz: Jeder Schritt ist dokumentiert und nachvollziehbar.
    Kurz gesagt:
    Ein DMS mit passenden Features macht den E-Rechnungs-Eingang zu einem durchgängig digitalen, revisionssicheren Prozess.
    TA Triumph-Adler_Ergebnis_Lösung_Frage_Antwort

    4. Use Case 2: Vertragsmanagement – Kontrolle und Sicherheit über den gesamten Lebenszyklus

    Ausgangssituation

    Verträge bilden das Fundament vieler Geschäftsbeziehungen – ob Lieferantenverträge, Wartungsvereinbarungen oder Lizenzdokumente. Doch oft liegen sie dezentral auf Netzlaufwerken, in E-Mails oder sogar in Papierarchiven. Fristen, Laufzeiten oder Kündigungstermine werden leicht übersehen. Hier zeigt sich der Wert von DMS-Features für ein digitales Vertragsmanagement.
    Die Mustermann Industriekomponenten GmbH, ein mittelständischer Hersteller mit rund 150 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, schließt regelmäßig Liefer- und Wartungsverträge mit Kunden und Dienstleistern ab. Der Prozess lief bisher weitgehend manuell, Vertragsentwürfe wurden als Word-Dateien per E-Mail hin- und hergeschickt, Signaturen erfolgten auf Papier, Laufzeiten und Kündigungsfristen wurden in Excel-Listen gepflegt.

    Das leisten DMS-Features im Vertragsmanagement

    Das Ziel: Verträge sollten digital erstellt, geprüft, signiert und archiviert werden. Jede Version sollte nachvollziehbar sein. Der neue Prozess mit DMS sieht jetzt so aus: Eine Vertriebsmitarbeiterin benötigt einen neuen Rahmenliefervertrag für einen Kunden. Im Dokumenten-Management-System wählt sie eine freigegebene Vorlage aus dem DMS-Vorlagenpool aus. Diese Vorlage enthält bereits Standardformulierungen, definierte Klauseln und Platzhalter für variable Inhalte (etwa für Preise, Laufzeiten, Ansprechpartner). Vorteil: Es gibt nur eine zentrale, geprüfte Vorlage. Das senkt juristische Risiken und sorgt für konsistente Vertragsinhalte im gesamten Unternehmen. Die Mitarbeiterin erstellt den Entwurf und legt ihn im DMS ab. Automatisch startet ein Freigabeprozess, der den Entwurf an die Rechtsabteilung und den zuständigen Bereichsleiter weiterleitet. Änderungen und Kommentare werden direkt im DMS dokumentiert – ohne E-Mail-Anhänge oder unübersichtliche Dateiversionen. Nach Prüfung durch die Rechtsabteilung wird der Vertrag digital zur Freigabe weitergeleitet. Das DMS integriert einen E-Signatur-Dienst, der qualifizierte elektronische Signaturen (QES) nach eIDAS-Verordnung ermöglicht. Nach Abschluss wird der unterschriebene Vertrag automatisch revisionssicher archiviert. Alle Metadaten – wie Vertragsnummer, Kunde, Laufzeit, Betrag, Fristen – werden im DMS gespeichert und sind über die Suchfunktion abrufbar. 
    Jede Vertragsakte im DMS enthält Fristen (z. B. Laufzeitende, Kündigung, Verlängerung). Das System überwacht diese automatisch und sendet Erinnerungen an die Verantwortlichen, bevor Fristen ablaufen. Optional werden Benachrichtigungen auch in das Kalender- oder ERP-System integriert.

    Ergebnis

    Die Mustermann Industriekomponenten GmbH entscheidet sich deshalb für ein Dokumenten-Management-System mit erweiterten Vertragsmanagement-Features.

    Ein digitales Vertragsmanagement sorgt für:
    • Transparenz: Jeder Schritt – vom Entwurf bis zur Signatur – ist nachvollziehbar und dokumentiert.
    • Risikominimierung: Digitale Signaturen und revisionssichere Archivierung gewährleisten Compliance.
    • Zeitersparnis: Vertragsfreigaben erfolgen deutlich schneller durch digitale Signaturen und automatisierte Prüfprozesse.
    Kurz gesagt:
    Mehr Übersicht, geringeres Risiko, höhere Compliance – dank gezielter Nutzung der DMS-Features. Sie ermöglichen schnellere Abschlüsse, klare Verantwortlichkeiten und revisionssichere Nachweise.
    TA Triumph-Adler_Ergebnis_Lösung_Frage_Antwort

    5. Use Case 3: Digitale Personalakte – Effizienz und Datenschutz bei HR

    Ausgangssituation

    In Personalabteilungen stapeln sich Aktenordner und PDFs. Dabei enthalten diese Unterlagen besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Die Mustermann Logistik GmbH, ein wachsendes Unternehmen mit 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, verwaltet ihre Personaldokumente bisher konventionell – in physischen Ordnern und verstreuten Netzlaufwerken. Ein DMS mit starken Datenschutz- und Struktur-Features soll Abhilfe schaffen.

    Das leisten DMS-Features für HR

    Das Ziel: ein vollständig digitales, sicheres und revisionssicheres System, das alle Personalunterlagen zentral verwaltet, automatisiert strukturiert und die Zugriffsrechte granular steuert. Der neue Prozess mit DMS verläuft nun so: Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters wird automatisch eine digitale Personalakte im DMS angelegt. Diese Akte folgt einer vordefinierten Struktur, beispielsweise nach Stammdaten, Gehalts- und Steuerdokumenten, Weiterbildungszertifikaten, Leistungsbeurteilungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträgen. Eingehende Personaldokumente werden erkannt und automatisch in mitarbeiterbezogenen Akten abgelegt. Sie liegen also automatisch an der richtigen Stelle und sind zentral auffindbar – ohne manuelles Verschieben oder Benennen von Dateien. Das DMS setzt das „Need-to-know“-Prinzip technisch um: Nur berechtigte Personen – etwa HR-Mitarbeiter oder die direkte Führungskraft – sehen bestimmte Aktenbereiche. Zugriffsrechte können bis auf Dokumentenebene definiert werden. Ein Beispiel: Die Lohnbuchhaltung hat Zugriff auf Gehaltsdaten, aber nicht auf Krankmeldungen oder Bewerbungsunterlagen.

    Ein zentrales Element ist die automatische Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus: Das DMS kennt Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre für Gehaltsabrechnungen, 3 Jahre für Bewerbungsunterlagen) und sorgt für regelkonforme Löschung oder Anonymisierung. Dokumente wie Arbeitsverträge werden überwacht und Fristen systemisch nachverfolgt.

    Das DMS wird als Add-on an die bestehende HR-Software angebunden. Dadurch können Dokumente direkt aus Prozessen heraus erzeugt und gespeichert werden – zum Beispiel:
    • Der unterschriebene Arbeitsvertrag wird automatisch in der digitalen Akte archiviert.
    • Neue Lohnabrechnungen werden monatlich automatisch abgelegt.
    • Urlaubsanträge, Schulungszertifikate oder Krankmeldungen können die Beschäftigten selbst hochladen (Self-Service).

    Ergebnis

    • Rollen- und Berechtigungssystem: Nur autorisierte Personen können sensible Daten einsehen („Need-to-know“-Prinzip).
    • DSGVO-Unterstützung und Schwärzung: Automatische Schwärzung personenbezogener Daten und Unterstützung bei Lösch- oder Auskunftsanfragen
    • Strukturierte Aktenführung: Dokumente werden automatisch Kategorien wie Vertrag, Gehalt, Krankheit oder Weiterbildung zugeordnet.
    Kurz gesagt:
    Ein DMS schafft die Basis, um Personalprozesse zu automatisieren, Datenschutzanforderungen konsequent umzusetzen und gleichzeitig den Beschäftigten mehr Transparenz und Eigenverantwortung zu geben.
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    6. Compliance, Sicherheit und Archivierung – vertrauenswürdige Informationsverwaltung

    Ein zentrales Argument für den Einsatz eines DMS sind die Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Langzeitarchivierung. Hier kommen besonders die sicherheitsrelevanten DMS-Features ins Spiel.

    Revisionssicherheit

    • Dokumente werden nach den GoBD-Richtlinien archiviert: unveränderbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet.
    • Jede Änderung wird mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert.
    • Löschfristen können regelbasiert gesteuert werden.

    Datenschutz (DSGVO)

    • DMS-Systeme unterstützen Auskunfts- und Löschanforderungen nach DSGVO.
    • Anonymisierung, Pseudonymisierung oder Schwärzungsfunktionen stellen sicher, dass sensible Daten geschützt bleiben.
    • Zugriff und Verarbeitung werden detailliert dokumentiert.

    Audit-Trail

    Ein manipulationssicheres Protokoll zeigt jederzeit, wer wann was geändert oder eingesehen hat – ein wichtiger Nachweis bei Audits oder Rechtsstreitigkeiten.

    Verschlüsselung

    • Daten werden verschlüsselt gespeichert (at rest) und übertragen (in transit).
    • Optional: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für besonders sensible Bereiche
    • Authentifizierung per SSO, MFA oder Identity Provider (z. B. Entra ID) erhöht die Sicherheit zusätzlich.
    Diese Sicherheitsfeatures bilden das Fundament jeder vertrauenswürdigen DMS-Umgebung.

    7. Bereitstellung und Betrieb – flexibel, skalierbar, zukunftssicher

    Wie ein DMS betrieben wird, hängt von der Unternehmensgröße, der IT-Strategie und den Compliance-Anforderungen ab. Unternehmen können heute zwischen unterschiedlichen Betriebsmodellen wählen – von der Cloud über On-Premises bis hin zu hybriden Szenarien – und so das Modell einsetzen, das am besten zu ihren Anforderungen passt. Entscheidend ist, dass die DMS-Features in jedem Modell verfügbar bleiben.

    Die Cloud

    In der Cloud bereitgestellte DMS-Lösungen bieten maximale Flexibilität und schnelle Einsatzfähigkeit. Sie entlasten die interne IT, da Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen automatisch durch den Anbieter erfolgen. Besonders attraktiv ist dabei die Skalierbarkeit: Wenn das Dokumentenvolumen oder die Zahl der Nutzer steigen, lässt sich die Systemkapazität ohne großen Aufwand erweitern. Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten oder mobilem Arbeiten ist ein cloudbasiertes DMS eine effiziente Lösung, da der Zugriff auf Dokumente ortsunabhängig und rund um die Uhr möglich ist. Viele Anbieter achten dabei auf Hosting in Deutschland oder innerhalb der EU, um strenge Datenschutzstandards gemäß DSGVO sicherzustellen.

    On-Premises und Hybrid-Modelle

    Trotz dieser Vorteile entscheiden sich einige Unternehmen bewusst für den On-Premises-Betrieb. Gründe dafür liegen häufig in branchenspezifischen Compliance-Vorgaben, internen Sicherheitsrichtlinien oder einer bestehenden IT-Infrastruktur, die bereits stark auf eigene Server ausgelegt ist. Beim lokalen Betrieb verbleiben alle Daten im eigenen Rechenzentrum, was ein hohes Maß an Kontrolle ermöglicht. Gleichzeitig erfordert dieses Modell jedoch interne IT-Ressourcen für Wartung, Systempflege und Datensicherung. Unternehmen, die besonders hohe Anforderungen an Verfügbarkeit und Datenschutz haben – etwa in der Finanz- oder Gesundheitsbranche – kombinieren häufig beide Ansätze in einem Hybrid-Modell. 

    Skalierung, Monitoring und Verfügbarkeit

    Ein entscheidender Aspekt bei der Bereitstellung eines DMS ist die Hochverfügbarkeit und Ausfallsicherheit. Gerade wenn Geschäftsprozesse vollständig digitalisiert sind, darf der Zugriff auf Dokumente zu keinem Zeitpunkt unterbrochen werden. Moderne DMS-Architekturen nutzen daher redundante Serverstrukturen, Lastverteilung und kontinuierliche Systemüberwachung. Monitoring-Funktionen analysieren den Zustand des Systems in Echtzeit und melden Auffälligkeiten oder Performanceprobleme automatisch.

    Neben der technischen Stabilität spielt auch die Sicherheit des Betriebs eine zentrale Rolle. Unabhängig vom gewählten Bereitstellungsmodell müssen Dokumente stets verschlüsselt übertragen und gespeichert werden – „in transit“ ebenso wie „at rest“. Zugriffskontrollen, Rollenrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und revisionssichere Protokollierung sind Standardfunktionen, die ein professionelles DMS bereitstellt. 

    Ein weiterer Vorteil moderner DMS-Software-Features ist die Möglichkeit, Systeme modular zu erweitern. Unternehmen können klein beginnen und das DMS schrittweise ausbauen – etwa durch Add-ons für E-Rechnung, Vertragsmanagement oder digitale Personalakten. Diese Erweiterbarkeit sorgt dafür, dass das DMS mit den Anforderungen des Unternehmens wächst, ohne dass ein kompletter Systemwechsel erforderlich wird.

    Fazit: DMS-Features gezielt nutzen – der Schlüssel zu neuer Produktivität

    Ein DMS ist kein Selbstzweck – es ist ein Werkzeug zur ganzheitlichen Digitalisierung. Nutzer, die nach DMS-Features suchen, wollen schnell verstehen, welche Funktionen ein Dokumenten-Management-System unbedingt braucht, warum sie wichtig sind und wie man sie in der Praxis nutzt. Wer die richtigen DMS-Features gezielt einsetzt, verwandelt unstrukturierte Informationsflüsse in effiziente und sichere Abläufe. 

    Unternehmen profitieren dabei von schnelleren Entscheidungen, höherer Produktivität, höherer Compliance-Sicherheit und skalierbarer IT-Infrastruktur. 

    Ob Cloud, On-Prem oder hybrid – entscheidend ist nicht die Plattform, sondern die intelligente Nutzung der DMS-Features im Arbeitsalltag.
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