ECM-Lösungen per Cloud – für skalierbare Effizienz

ECM-Lösungen per Cloud: Mit dem Kopf in den Wolken

Die Zeit, in denen Unternehmen wie eine abgeschottete Insel funktionierten, sind vorbei. Moderne Unternehmen werden zunehmend orts- und zeitlos. Das heißt nicht, dass klassische Arbeitsplätze ausgedient haben, sondern dass Unternehmensprozesse und IT digitaler, flexibler und anpassungsfähiger werden. Dafür sorgt insbesondere ein digitales Enterprise Content Management, das sich unternehmens- und nutzerspezifisch konfigurieren lässt. Eine Schlüsselrolle spielen dabei cloudbasierte Funktionen für Dokumente und Druckerflotten, die moderne Arbeitsmodelle, transparentes Monitoring, höhere Effizienz und einfache Skalierbarkeit fördern.

Wir werfen einen Blick auf den Stand der Cloud in deutschen Unternehmen und erklären, warum kaum ein Weg an Cloud-Funktionen vorbeiführt. Sie erfahren zudem, welche Cloud-Lösungen für die Dokumentenverwaltung und ECM unser Portfolio bietet.

Hier geht´s zur Cloud: Wie Cloud Computing die Arbeit verändert

Von zu Hause aus arbeiten? Dokumente digital von unterwegs verschicken? Routineaufgaben wie Rechnungs- und Vertragsprüfung automatisieren, ohne jahrelange IT-Expertise? All das ist inzwischen nicht nur problemlos möglich, sondern seit Corona zunehmend Standard.

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen, die weder das Budget noch die Zeit oder das Interesse an einer lokalen IT-Infrastruktur haben, lernen die Vorzüge von Cloud-Diensten zu schätzen. Doch auch große Unternehmen setzen für effiziente Skalierbarkeit und die Verwaltung komplexer Datensätze immer häufiger auf die Cloud.

Cloud Computing als Motor für die digitale Transformation

Das Schlüsselwort lautet Cloud Computing. Dahinter steckt nichts anderes als die Verwendung extern gehosteter Ressourcen, Services und Anwendungen, die weder vor Ort installiert und verwaltet noch selbst gewartet oder aktualisiert werden müssen. Dabei kann es sich ebenso um Cloud-Speicher handeln wie um Anwendungen für mobiles Drucken und Scannen, Workflows für die Dokumentenverwaltung sowie die Echtzeit-Überwachung von Software und Hardware.

Die Unabhängigkeit von physischer Hardware macht Cloud Computing umso interessanter, als dass Sie dadurch nicht nur enorm viel Zeit und Kosten sparen, sondern auch Ihre Effizienz und Produktivität steigern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können zudem mobil und flexibel auf Daten und Anwendungen zugreifen, ohne vor Ort sein zu müssen, wodurch Sie Workflows effizient automatisieren.

Deswegen wird Cloud Computing als „Motor der Digitalisierung“ gepriesen: Analoge Prozesse lassen sich mit Cloud-Plattformen deutlich schneller digitalisieren. Zudem profitieren Unternehmen von einer bedarfsgerechten Skalierbarkeit. Werden zusätzliche IT-Ressourcen und Funktionen benötigt, lassen sie sich cloudbasiert auf- oder abrüsten, sobald Bedarf besteht. Bei physischer IT würden damit hohe Kosten und ein großer Planungsaufwand einhergehen.

Unternehmen auf Wolke 7: Cloud-Lösungen gefragter denn je

Von der anfänglichen Skepsis gegenüber der Cloud ist inzwischen kaum mehr etwas zu spüren. Das belegt der Cloud Report 2024 des Branchenverbands Bitkom:

81 Prozent aller befragten Unternehmen nutzen Cloud Computing.
14 Prozent planen bereits die Implementierung von Cloud-Lösungen.
26 Prozent folgen einer Cloud-First-Strategie.
14 Prozent arbeiten mit einer Cloud-Only-Strategie.
38 Prozent aller IT-Anwendungen werden cloudbasiert betrieben.

Zu den wichtigsten Zielen und Vorzügen der Cloud zählen laut Bitkom:

62 Prozent sehen klare Kostenersparnisse durch die Cloud-Nutzung.
57 Prozent verlassen sich auf höhere IT-Sicherheit dank Cloud.
56 Prozent wollen CO₂-Emissionen reduzieren.
50 Prozent möchten eine effizientere Zusammenarbeit ermöglichen.
49 Prozent nutzen die Cloud als Innovationstreiber für Produkte und Anwendungen.
87 Prozent wollen auch KI-Dienste per Cloud für Vorhersagen und Prognosen nutzen.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Mehr als die Hälfte aller Unternehmen will weiter in die Cloud investieren und insbesondere auf Hybrid- und Multi-Cloud-Lösungen setzen. Das zeigt, dass die digitale Transformation verstärkt in der Cloud stattfindet. Unternehmen, die bisher nur kleine Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen haben, sollten an Tempo zulegen, um den Anschluss nicht zu verpassen.

TA Triumph-Adler unterstützt Sie bei der Auswahl geeigneter Cloud-Lösungen und analysiert auf Wunsch mit der kostenfreien MDS-Analyse unerkanntes Optimierungspotenzial in allen Prozessen und Systemen.

Welche Vorteile bietet cloudbasiertes Dokumenten- und Datenmanagement?

Die Beliebtheit eines cloudbasierten Dokumenten- und Datenmanagements lässt sich durch den klar messbaren Nutzen leicht erklären. So bietet Cloud Computing laut PwC-Umfrage insbesondere folgende Vorteile:

Kosten- und Platzersparnis
Gesteigerte Agilität
Bessere Customer Experience
Höhere Produktivität und Profitabilität
Schnellere Entscheidungsfindung
Höhere Cyber- und IT-Sicherheit
Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Innovative Produkte und Dienste
Cyberresilienz und Ausfallsicherheit
Hochverfügbarkeit und bessere Ressourcenauslastung
Ganzheitliche Modernisierung der IT-Infrastruktur

Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen kommt es bei Cloud Computing darauf an, flexibel skalieren zu können – je nach Unternehmenswachstum, Finanzplanung und Liquidität. Genau das bieten Software as a Service-Verträge für Cloud-Lösungen, indem sie nicht eng gefasste oder pauschale, sondern individuell anpassbare Lösungen bereitstellen.

Welche Cloud-Funktionen sind für Unternehmen am wichtigsten?

Cloud-Funktionen für dokumentenbasierte Prozesse und IT-Infrastruktur steigern die Effizienz, Produktivität und Skalierbarkeit. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

Automatisierung: Die Trendstudie „Dokumentenbasierte Anwendungen in der Cloud“ von OPTIMAL SYSTEMS zeigte bereits 2022, dass für 76 Prozent der befragten Unternehmen die automatisierte Erfassung, Klassifizierung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien zu den wichtigsten Funktionen zählen. 70 Prozent betonten, wie wichtig automatisierte Routineaufgaben für elegantere Workflows sind. Dazu gehören unter anderem Prüf- und Freigabe-Workflows, Vertragsabschlüsse, digitale Bestätigungen und Erinnerungen sowie revisionssicheres Archivieren. Das betrifft insbesondere Bereiche wie Personal- und Rechnungswesen, Buchhaltung und Logistik.
Kommunikationslösungen: Laut Bitkom Cloud Report 2024 zählt für 67 Prozent aller Befragten cloudbasierte Kommunikation per E-Mail, Chat, Kommentar oder Video-Konferenz zu den interessantesten Cloud-Funktionen. Sie lassen sich einfach implementieren und ermöglichen eine Kollaboration und Kommunikation in Echtzeit.
Cloud-Speicher: Laut Cloud Report betonen 66 Prozent aller Unternehmen die Bedeutung, die skalierbare Cloud-Speicher für die Verwaltung, Übersichtlichkeit und rechtssichere Ablage von Dokumenten und Dateien haben. Cloud-Speicher ermöglichen zudem den geräte- und ortsunabhängigen Zugriff und die schnelle Bereitstellung von Daten.
Cloud Print & Scan: Da Kopieren, Scannen, Faxen und Drucken auch weiterhin feste Bestandteile am Arbeitsplatz bleiben, erleichtert die Cloud alle Hardwareprozesse. Insbesondere Funktionen wie Cloud Print, Cloud Scan und Mobile Print für mobile Druckfunktionen gewinnen an Bedeutung. So können Sie mit unserer Lösung TACPS Dokumente am MFP einscannen und direkt in die Cloud hochladen oder mit ScannerVision gescannte Dokumente sofort erfassen, editieren und verteilen oder nach Bedarf an gewünschte Ausgabegeräte, E-Mail-Postfächer oder Fax-Adressen senden. Zudem können Sie Dokumente per Cloud Print vom Drucker direkt an den Google Cloud-Speicher und andere Cloud-Konten verschicken.
Backups und Datensicherungen: Wenn Sie Dateien in der Cloud speichern, profitieren Sie von automatischen Backups und Wiederherstellungsfunktionen, die dem Verlust von Unternehmensdaten vorbeugen.
Updates und Upgrades: Mit cloudbasiertem Enterprise Content Management lassen sich alle Systeme und Geräte dank automatischer Updates und Upgrades auf dem aktuellen Stand der Technik halten. Sie können ausgewählte Geräte, Gruppen oder alle Systeme und Geräteflotten einfach gleichzeitig aktualisieren.
Sicherheit und Datenschutz: 99 Prozent aller Unternehmen bevorzugen laut Cloud Report den Cloud-Standort in Europa. Grund dafür sind die hohen Datenschutzanforderungen, die Hochsicherheits-Rechenzentren, wie Sie TA Triumph-Adler nutzt, einhalten müssen. Hinzu kommen verschiedene Cyber- und Datenschutzmaßnahmen wie Kryptografie und Verschlüsselung der übertragenen und gespeicherten Daten sowie lückenlose Authentifizierung und Protokollierung.
Wartung: Bestandteil vieler Cloud-Pakete sind ein zuverlässiger Support und Service inklusive schneller Erreichbarkeit und Störungsbehebung – beispielsweise durch automatische Warnungen und Benachrichtigungen bei Fehlern, Fehler-Reports sowie Remote-Wartung.

Himmelsstürmer: Diese Cloud-Lösungen bietet TA Triumph-Adler

Vom papierlosen Arbeitsplatz über Konzepte wie New Work und Arbeit 4.0 bis hin zu Managed Services – TA Triumph-Adler bietet mit über 125 Jahren Firmengeschichte die nötige Expertise sowie moderne Software und Hardware für cloudbasiertes Enterprise Content Management. Folgende Produkte und Dienste helfen Ihnen, mittels Cloud ein ganzheitliches Dokumentenmanagement umzusetzen:

Unser Portfolio an Cloud- und ECM-Lösungen

Unsere ECM-Lösungen legen den Fokus auf die effiziente und elegante Verwaltung und Verarbeitung aller Dokumente und Daten, die im Unternehmen anfallen. Hier geht es somit nicht nur um simple Office-Programme, sondern um:

Zentrale und ganzheitliche Lösungen für analoge und digitale Prozesse
Effiziente Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten
Schnelle Filter- und Suchfunktionen
Einfache Kommunikation und Kollaboration
Übersichtliche Organisation, Strukturierung und Verwaltung aller Daten
Transparentes Monitoring und sichere Archivierung

Mit unserem ECM werden Sie nicht nur in allen Bereichen agiler, sondern verbessern auch das Erlebnis für Kunden und Geschäftspartner durch schnellere Freigaben, Abschlüsse und Ergebnisse. Dabei können Sie sich nach Bedarf für unsere lokal verwaltete ECM-Lösung enaio® oder für unsere ECM-Cloud yuuvis® RAD as a Service entscheiden. Beide lassen sich als vollintegriertes Dokumenten- und Content-Management oder als modulbasierte Lösung in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren.

Zu den wichtigsten Funktionen unserer ECM-Lösungen per Cloud oder On-Premises zählen:

Erfassung	Verwaltung	Workflow-Management	Archivierung
Dokumente lassen sich am Scanner digitalisieren oder direkt als Datei importieren.	Erfasste Dokumente lassen sich manuell oder automatisch ablegen und speichern.	Von der Prüfung und Freigabe von Rechnungen und Verträgen bis zur Weiterleitung von Faxen und Druckjobs – durch elegante Workflows lassen sich Routineaufgaben gezielt automatisieren.	Dokumente lassen sich durch Sicherheitsmaßnahmen und -standards wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und mehrfaches Überschreiben DSGVO-konform und revisionssicher archivieren.
Integrierte Tools ermöglichen die Indizierung und Klassifizierung von Dokumenten.	Änderungen an Dokumenten bleiben dank Versionierung und Zugriffskontrolle stets nachvollziehbar.	Workflows lassen sich an Abteilungen und Aufgaben wie Personalwesen, Rechnungseingang oder Vertragsmanagement anpassen.	Regelmäßige Backups und Datensicherungen beugen ungewolltem Datenverlust vor.
Bereits bei der Erfassung lassen sich automatische vordefinierte Workflows anstoßen.	Durch Verschlagwortung, Metadaten und die Verknüpfung mit relevanten Daten bleiben Dokumente mithilfe von Such- und Filterfunktionen schnell und ortsunabhängig abrufbar.	Workflows können jeden Schritt des Document Cycle abbilden und so eine präzise und übersichtliche Dokumentenverwaltung gewährleisten.	Datensicherheit und Datenschutz werden durch regelmäßige Updates gewährleistet, um Sicherheitslücken zu schließen.

Hier finden Sie ein Beispiel, das verdeutlicht, welche Vorteile yuuvis® RAD as a Service für das Arbeitsleben konkret bietet!

Vom Rechnungswesen bis zum Vertragsmanagement

Wer das Dokumentenmanagement mit einem Pilotprojekt starten oder nur in ausgewählten Abteilungen einsetzen will, kann sich für unsere individuellen Workflows je nach Aufgabenbereich entscheiden. Dazu zählen:

Multifunktionsdrucker einfach mit der Cloud verbinden

Unsere MFPs bilden das Herzstück für effizientes Dokumentenmanagement, denn hier gehen analoge und digitale Workflows ineinander über. Dokumente können gescannt und sofort ins System übertragen oder flexibel an gewünschte Ausgabegeräte, digitale Postfächer, Fax-Adressen oder Cloud-Speicher verschickt werden.

Für einen umfassenden Funktionsumfang bieten wir unsere Lösung TA Cockpit®, die für eine effiziente Vernetzung, Transparenz und Sicherheit Ihrer Druckerflotte sorgt. Unsere Lösung aQrate ermöglicht wiederum effiziente Kostenkontrolle, Sicherheit, Monitoring, präzises Druckjob-Management sowie Zugriffskontrolle. Um Ihre MFPs nahtlos in die Cloud einzubinden, stehen zudem unsere Produkte und Apps für mobiles Drucken, Scannen und Faxen sowie für effizientes Datenmanagement wie TACIM , TACPS und TA Mobile Print zur Auswahl.

Sicher über Wolken laufen: mit Datenschutz und Corporate Governance

Obwohl Cloud-Dienste zunehmend Verbreitung finden, hegen manche Unternehmen hinsichtlich der Datensouveränität und Datensicherheit noch Zweifel. Insbesondere unsere Cloud-Dienste lassen Sie Zweifel und Sorgen jedoch vergessen, denn wir nutzen für Cloud-Ressourcen nur Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland und Europa, die DSGVO-konform und nach modernsten Standards geschützt sind. Hinzu kommen unverzichtbare Instrumente für Sicherheit, Kontrolle und Corporate Governance wie:

Kryptografie und Verschlüsselung für übertragene und gespeicherte Daten
Mehrfaches Überschreiben von temporären Daten sowie sicheres Löschen von Daten nach Ende der Aufbewahrungsfrist
Einfache, sichere und übersichtliche Cloud-Migration
Regelmäßige Backups, Datensicherungen und Updates
Individuelle Rollen- und Rechtevergabe und zuverlässige Authentifizierung am MFP oder im System
Sichere Schnittstellen zur Unterstützung von Homeoffice, Remote Work und Mobile Apps

Flexibel und komfortabel: Managed Services von TA Triumph-Adler

Cloud-ECM und Managed Services liegen nah beieinander, denn in beiden Fällen geht es darum, Produktivität und Effizienz durch Outsourcing zu steigern. Das gilt auch für Managed Cloud-Services, bei denen Sie uns die Planung, Verwaltung und Wartung Ihrer Cloud-Infrastruktur von Storage und Backup über Remote Monitoring bis hin zum Update Management überlassen. Das ist besonders für Unternehmen mit kleinen Teams, geringen Ressourcen oder einer IT-Infrastruktur, die modernisiert werden muss, von Vorteil.

Fünf Anzeichen, dass Sie cloudbased ECM benötigen

Sie möchten wissen, ob sich unsere Cloud-Lösungen in Verbindung mit einem Enterprise Content Management für Sie lohnen? Unsere Checkliste bietet eine kurze Orientierung:

Es mangelt im Unternehmen an einer übersichtlichen Strukturierung und Organisation von Dokumenten, Akten und Daten.
Die Einbindung von verschiedenen Endgeräten, Mobile Devices und Systemen ist nicht ohne Medienbrüche möglich.
Datenschutz und Sicherheitsanforderungen durch die DSGVO, die NIS-2 oder die E-Rechnungs-Pflicht lassen sich nicht ohne Weiteres einhalten.
Teams und Abteilungen verlieren regelmäßig Zeit durch hohen Papieraufwand und die Wartung einer unnötig komplexen oder veralteten IT.
Die Unterstützung von Homeoffice und Remote Work ist längst überfällig, lässt sich technisch jedoch nicht umsetzen.

Treffen gleich mehrere Punkte auf Ihr Unternehmen zu, dann sollten Sie die Auslagerung von Prozessen in eine individuell auf Sie abgestimmte Cloud in Erwägung ziehen.

Weitere Informationen zum Thema ECM bietet unser detailliertes ECM-Whitepaper.

Cloudbasiert zum Digital Workplace – mit TA Triumph-Adler

Unternehmen, die ihre digitale Transformation vorantreiben möchten, kommen kaum noch an Cloud-Lösungen vorbei. Zu groß sind die Vorteile, die sich durch eine einfache Skalierbarkeit, hohe Sicherheitsstandards sowie den geringeren Wartungsaufwand und Papierverbrauch ergeben. Zudem ermöglichen Cloud-Lösungen klar strukturierte Prozesse, einen hohen Automatisierungsgrad

für Workflows und Cloud-Archivierung sowie medienbruchfreie Abläufe in einer anpassungsfähigen IT-Landschaft.

All das sind unverzichtbare Eigenschaften, wenn es darum geht, Digital Workplaces zu gestalten und zukunftsfähige Arbeitsformen wie New Work und Hybrid Work zu fördern. Dazu zählen auch eine hohe Datenintegrität und Datensicherheit durch klar konfigurierte Zugriffsrechte und eine hohe Cybersicherheit in der Cloud.

Sollten Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, dann lernen Sie unser Portfolio an Cloud-Lösungen kennen oder melden Sie sich bei uns, für eine unverbindliche Beratung.

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