Automatisierung von Prozessen – gewusst wie

Die Automatisierung von Prozessen ist längst nicht mehr nur ein Thema für die verarbeitende Industrie, sondern wird entlang der gesamten Wertschöpfungskette eingesetzt. Angesichts der aktuellen Herausforderungen für Unternehmen – vom stetig steigenden Wettbewerbsdruck über die rasante technische Evolution auf einigen Gebieten bei gleichzeitig verstärkten regulatorischen Anforderungen bis hin zum Fachkräftemangel – ist häufig von der Notwendigkeit die Rede, bestehende Prozesse anzupassen oder neu auszurichten. Dabei spielt Prozessautomatisierung eine zentrale Rolle. Laut einer aktuellen Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG (Quelle: Performance Improvement Perspectives 2025; PDF) setzen 89 Prozent aller befragten Unternehmen mittlerweile auf Automatisierung von Routineprozessen (Performance Improvement Perspectives 2025; S. 4), wobei das Therma KI und die sogenannte „intelligente Prozessautomatisierung“ vermehrt in den Fokus des Interesses rückt (Performance Improvement Perspectives 2025; S. 18 ff.).

Automatisierung? „Moment“, denken Sie jetzt vielleicht gerade als Mittelständler, „heißt das nicht, dass dann weniger Menschen gebraucht werden?“ 
Tatsächlich ist Prozessautomatisierung, gerade bei typischen Bürotätigkeiten und administrativen Aufgaben, kein Ersatz für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern eine Unterstützung. Wiederholende Abläufe werden von Software-Tools übernommen, sodass Ihre Teams sich auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren können. Das schafft nicht nur mehr Effizienz, sondern hilft auch, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken: Qualifizierte Beschäftigte werden dort eingesetzt, wo ihr Wissen wirklich gebraucht wird, statt es für Routineaufgaben zu binden.

Doch was ist denn nun genau gemeint, wenn heute von Prozessautomatisierung, speziell im Büroalltag, die Rede ist? Welche Formen gibt es und wie unterscheiden sie sich? Wie lässt sich überhaupt erkennen, welche Prozesse man automatisieren sollte? Und vor allem: Welche erheblichen Kosten können dadurch eingespart werden und welchen zusätzlichen Nutzen bringen Automatisierungsmaßnahmen im laufenden Betrieb darüber hinaus? 

Unter Prozessautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologien, um häufig wiederkehrende standardisierte Geschäftsprozesse vollständig softwaregesteuert ablaufen zu lassen. 

Dies kann in so unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens geschehen wie zum Beispiel bei der Herstellung eines Produkts, bei der Verarbeitung von Kundenanfragen oder sogar im HR-Management. Das wesentliche Ziel der Automatisierung von Prozessen ist immer eine Steigerung der Effizienz bei Routineabläufen, die idealerweise dank Automatisierungs-Tools nicht nur schneller und kostengünstiger vonstattengehen, sondern auch weniger fehleranfällig sind. Gleichzeitig gewinnen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben, also für Tätigkeiten, bei denen ihr Fachwissen wirklich gebraucht wird.

Wer jetzt unwillkürlich an hochkomplexe Industrieroboter oder riesige softwaregesteuerte Fertigungsstraßen denken muss, liegt richtig – und zugleich völlig falsch. Denn während in der modernen Produktion eben solche Elemente für den seit Jahrzehnten fortschreitenden Trend zur Automatisierung stehen, zeigt sich dieselbe Entwicklung im klassischen Büro und Backoffice-Bereich zumeist weit weniger spektakulär – aber nicht minder effektiv.

Im Fokus automatisierter Prozesse können hier zum Beispiel so alltägliche Themen stehen wie die korrekte Zuordnung und Weiterleitung von Dokumenten, ein digitaler Rechnungs-Workflow – ein Bereich, auf den wir im Verlauf dieses Artikels noch eingehen werden – oder das Freigabemanagement. Dabei geht es nicht darum, Geschäftsabläufe völlig neu zu definieren, wie dies durch Prozessautomatisierung in der industriellen Fertigung häufig geschieht. Vielmehr sollen bereits bestehende und funktionierende Prozesse durch digitale Steuerung und Überwachung zuverlässiger, effektiver und sicherer gemacht werden. Wie das gelingt? Zum Beispiel mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen, etwa um Freigabe- und Archivierungsprozesse zu beschleunigen, oder durch moderne Monitoring-Lösungen, die den Zustand Ihrer Bürohardware und die Auslastung der IT-Infrastruktur in Ihrem Unternehmen kontinuierlich im Blick behalten. 

Automatisierte Lösungen können punktuell eingesetzt werden und nur eine einzige oder einige wenige Aufgaben umfassen – beispielsweise die automatische Weiterleitung von E-Mails für eine im Urlaub befindliche Mitarbeiterin an deren Vertretung. Oder sie können Teil einer breit angelegten Automatisierungs- und Digitalisierungsstrategie sein, die unterschiedlichste Bereiche im Unternehmen erfasst – so etwa bei der Umstellung von analogen auf digitale Abläufe, die dabei idealerweise auch noch vereinfacht und optimiert werden sollten.  

Am Anfang jedes Automatisierungsprojekts steht immer eine möglichst detailgenaue Analyse des zu erwartenden Nutzens. Welche Abläufe – egal, ob sie noch analog oder bereits digital ausgeführt werden – sind tatsächlich für eine Automatisierung geeignet? Handelt es sich um einen einfach strukturierten Prozess aus klar festgelegten Abläufen, die sich zudem häufig wiederholen? Dann stehen die Chancen gut, durch Prozessautomatisierung Effizienzgewinne zu erzielen. Doch auch komplexe Abläufe mit vielen Arbeitsschritten können sich dafür eignen, automatisiert zu werden. Die Umsetzung gestaltet sich dann natürlich deutlich aufwendiger. Entsprechend sorgfältig muss im Vorfeld abgewogen werden, inwieweit sich dieser Aufwand und die damit verbundenen Kosten möglicherweise durch die zu erwartenden Einsparungen dank der Prozessautomatisierung relativieren werden.

Denn nicht alle Geschäftsabläufe eignen sich gleichermaßen für eine vollständige Umsetzung durch Prozessautomatisierungs-Tools. 

Profitieren können vor allem all jene Prozesse, die 

Dem gegenüber stehen sogenannte Ad-hoc-Prozesse – Abläufe, die nur einmalig bzw. in unregelmäßigen Abständen relevant werden und zudem situativ abhängig immer wieder anders gestaltet werden können und sollen. Das können die Planung und Durchführung eines Firmenjubiläums sein oder die Erstellung eines Gesprächsleitfadens für einen wichtigen Kundentermin oder des Speiseplans für die Firmenkantine. Solche Prozesse sind normalerweise nicht die ersten Kandidaten für Automatisierung. Mit sich neu entwickelnden Optionen durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning könnte sich das allerdings in Zukunft ändern.

Um einen wiederkehrenden Standardprozess bestmöglich automatisieren zu können – zum Beispiel den bereits genannten Rechnungslauf –, muss der Prozess zunächst in seine einzelnen Teilschritte zergliedert werden. Die Reihenfolge, in der diese Teilschritte künftig durch Prozessautomatisierungs-Tools ausgeführt werden sollen, wird in einem digitalen Workflow abgebildet. Solche Workflows sind die entscheidende Voraussetzung für jede Form von Automatisierung. Wird der Workflow initial angestoßen, übernimmt sofort die Software und koordiniert automatisch alle daraus folgenden weiteren Schritte.

Mit Business Process Automation (BPA) lassen sich ganze Geschäftsprozesse durch Software automatisieren – von der Dokumentenablage bis zur finalen Freigabe. Das senkt die Kosten, spart Zeit und schafft Freiräume für strategische Aufgaben. TA Triumph-Adler bietet hierfür integrierte End-to-End-Lösungen zur Workflow-Automatisierung. 

RPA übernimmt wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben wie Datenerfassung oder Rechnungszuordnung – schnell, fehlerfrei und ohne den gesamten Workflow anpassen zu müssen. Die Bots agieren prozesstreu im Hintergrund, etwa in TA Cockpit® oder DMS-Lösungen von TA Triumph-Adler. 

Mit ihrem ganzheitlichen Ansatz bilden BPA- und RPA-Maßnahmen eine wichtige Säule für ein weiter gefasstes Business Process Management (BPM). Moderne Automatisierungslösungen können sowohl in Backend- als auch in Frontend-Anwendungen eingesetzt werden und sorgen für eine umfassende Rationalisierung von Arbeitsabläufen – vom Lieferkettenmanagement bis in die HR-Abteilung und vom Rechnungswesen bis zum Kundenservice. 

Ob BPA oder RPA – oder auch beides zusammen: Prozessautomatisierung durch Software bietet Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen viele Vorteile. Welche davon die Wesentlichen sind, haben wir Ihnen unten übersichtlich aufgelistet. 

Mit einer breiten Palette an Softwarelösungen unterstützt TA Triumph-Adler auch Ihren Weg in die digitale Transformation – und zu mehr Effizienz durch automatisierte Prozesse. Mehr dazu erfahren Sie hier: 

Diese Vorteile klingen in der Theorie überzeugend, aber wie sehen sie in der Praxis aus? Im Folgenden zeigen wir Ihnen anhand von vier konkreten Beispielen, wie Unternehmen durch Prozessautomatisierung genau diese Effekte erzielen können. 

Bei TA Triumph-Adler beschäftigen wir uns seit Langem intensiv mit der Optimierung von Geschäftsprozessen im Office-Alltag. Wir kennen die typischen Fragestellungen und entwickeln für Sie rund um das digitale Dokumentenmanagement kompatible Hardware und passgenaue Softwarelösungen sowie umfassende Servicedienstleistungen. Ob Sie einen punktuellen Ansatz zur Automatisierung einzelner Prozessschritte umsetzen möchten oder eine Neuausrichtung aller Ihrer Systeme planen: Wir stehen Ihnen beratend zur Seite und unterstützen mit unserem Produktportfolio den erfolgreichen Weg Ihres Unternehmens durch die digitale Transformation.